ทำลายยาหมดอายุให้ถูกกฎหมาย ขั้นตอนแจ้ง อย./สสจ. ฉบับร้านยาไม่ต้องโดนเรียกแก้เอกสาร

ทำลายยาหมดอายุให้ถูกกฎหมาย คือกระบวนการที่ร้านขายยาต้องคัดแยกยาหมดอายุหรือเสื่อมสภาพออกจากชั้นขายทันทีที่พบ ห้ามจำหน่ายต่อ บันทึกรายการยา ล็อต และจำนวนเป็นหลักฐาน จากนั้นแจ้งสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด (สสจ.) ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดก่อนดำเนินการทำลายจริง ร้านที่ทำครบทุกขั้นตอนแต่ยังโดนเรียกแก้เอกสาร ส่วนใหญ่ไม่ได้ทำผิดกระบวนการ แต่เอกสารไม่ครบหรือข้อมูลไม่ตรงกันเพราะยังจดด้วยมือหรือค้นจาก Excel

เภสัชกรที่ดูแลร้านขายยาแผนปัจจุบัน (ขย.1) คงเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ ยาบางตัวหมดอายุไปหลายเดือนแล้วเพิ่งมาเจอตอนเช็คสต็อกประจำปี หรือแย่กว่านั้นคือเจอตอนลูกค้าหยิบจากชั้น บทความนี้จะเล่าขั้นตอนที่ต้องทำให้ถูกต้อง จุดที่ร้านยามักพลาดจนถูกเรียกแก้เอกสาร และวิธีที่ระบบจัดการสต็อกแบบ lot/FEFO ช่วยตัดปัญหานี้ได้ตั้งแต่ต้นทาง

ทำไมร้านขายยาต้องทำลายยาหมดอายุตามขั้นตอน อย. ไม่ใช่ทิ้งเองได้เลย

เพราะยาหมดอายุถือเป็นของเสียที่มีความเสี่ยงทั้งด้านสุขภาพและสิ่งแวดล้อม การทำลายจึงต้องมีหลักฐานยืนยันว่ายานั้นถูกคัดออกจากระบบจำหน่ายจริง ไม่ได้หลุดกลับเข้าสต็อกหรือถูกนำไปขายต่อ

ร้านขายยาแผนปัจจุบันอยู่ภายใต้การกำกับของ อย. ผ่าน สสจ. ในพื้นที่ ซึ่งมีอำนาจตรวจสอบบัญชียาและทะเบียนต่างๆ ของร้านได้ตลอดเวลา ถ้าตรวจแล้วพบว่ายาหมดอายุหายไปจากสต็อกโดยไม่มีหลักฐานการทำลายรองรับ นั่นคือช่องโหว่ที่ทำให้ร้านถูกเรียกไปชี้แจงหรือแก้เอกสารย้อนหลัง ซึ่งเสียเวลากว่าทำให้ถูกตั้งแต่แรกมาก

ขั้นตอนคัดแยกยาหมดอายุก่อนทำลาย ทำอย่างไร

ขั้นตอนแรกคือต้องดึงรายการยาที่หมดอายุหรือใกล้หมดอายุออกจากสต็อกให้ครบ แยกเก็บในพื้นที่เฉพาะที่ไม่ปะปนกับยาที่ขายได้ พร้อมติดป้ายกำกับชัดเจนว่าเป็นยารอทำลาย

สิ่งที่ต้องบันทึกในขั้นนี้คือ ชื่อยา รูปแบบยา เลขทะเบียนตำรับ เลขล็อตการผลิต วันหมดอายุ และจำนวนคงเหลือ ถ้าร้านมีหลายสาขาต้องรวบรวมข้อมูลจากทุกสาขาให้เป็นชุดเดียวก่อนแจ้ง สสจ. เพราะเจ้าหน้าที่มักขอดูภาพรวมทั้งบริษัทไม่ใช่แค่สาขาเดียว

ร้านที่ยังคุมสต็อกด้วยสมุดหรือ Excel มักเสียเวลาช่วงนี้มากที่สุด เพราะต้องไล่เปิดไฟล์ย้อนหลังหลายเดือนเพื่อเช็คว่าล็อตไหนหมดอายุไปแล้วบ้าง บางร้านใช้เวลาเป็นวันกว่าจะสรุปรายการครบ

ต้องแจ้ง สสจ. ก่อนทำลายยาหรือไม่ แจ้งอย่างไร

ต้องแจ้ง สสจ. ในพื้นที่ก่อนดำเนินการทำลายยาตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด เพื่อให้มีหน่วยงานรับทราบและตรวจสอบได้ว่าการทำลายเกิดขึ้นจริงและถูกต้อง

โดยทั่วไปร้านต้องทำหนังสือแจ้งพร้อมแนบบัญชีรายการยาที่จะทำลาย ระบุวิธีการทำลาย วันเวลา และสถานที่ บางกรณี สสจ. อาจขอให้มีเจ้าหน้าที่หรือพยานร่วมสังเกตการณ์ และแนะนำให้ร้านถ่ายภาพหรือบันทึกวิดีโอขณะทำลายเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบเพิ่มเติม เพราะแนวปฏิบัติของแต่ละจังหวัดอาจมีรายละเอียดปลีกย่อยต่างกัน ทางที่ดีคือโทรสอบถามหรือตรวจสอบแนวทางล่าสุดกับ สสจ. ในพื้นที่ก่อนทุกครั้ง

เอกสารหลักฐานที่ร้านขายยาต้องเก็บไว้มีอะไรบ้าง

หัวใจของการทำลายยาให้ผ่านการตรวจสอบคือเอกสารต้องโยงกันได้ตั้งแต่วันที่ซื้อเข้า ขายออก จนถึงวันที่ทำลาย ไม่ใช่แค่ใบแจ้งทำลายใบเดียว

ร้านขายยาแผนปัจจุบันต้องมีทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไงให้ครบถ้วนตลอดเวลา ไม่ใช่แค่ตอนถูกตรวจ ทะเบียนเหล่านี้คือหลักฐานเส้นทางของยาแต่ละล็อต ตั้งแต่รับเข้าร้าน ขายออกไปเท่าไร เหลือเท่าไร และสุดท้ายเมื่อหมดอายุก็ต้องโยงกลับมาที่บัญชีทำลายได้ทันที เจ้าหน้าที่ตรวจส่วนใหญ่จะไล่เทียบตัวเลขในทะเบียนกับของจริงบนชั้นและใบทำลาย ถ้าตัวเลขไม่ตรงกันแม้แต่ล็อตเดียว ร้านมักโดนเรียกกลับไปแก้เอกสารทันที

จุดที่ร้านขายยามักพลาดจนโดนเรียกแก้เอกสารคืออะไร

จุดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือทะเบียนยากับสต็อกจริงไม่ตรงกัน เพราะกรอกทะเบียนด้วยมือหรือคีย์ Excel แยกจากการขายหน้าร้าน ทำให้ตัวเลขคลาดเคลื่อนสะสมไปเรื่อยๆ

ปัญหาที่เจอซ้ำๆ มีสามแบบ หนึ่งคือคีย์ล็อตหรือวันหมดอายุผิดตั้งแต่ตอนรับยาเข้า แล้วไม่มีใครย้อนแก้ สองคือขายยาล็อตเก่าหรือล็อตใหม่สลับกัน ทำให้ยอดคงเหลือของแต่ละล็อตไม่ตรงกับที่ทะเบียนบันทึกไว้ สามคือพนักงานคัดแยกยาหมดอายุออกจากชั้นแล้ว แต่ลืมตัดออกจากระบบสต็อกในคอมพิวเตอร์ พอเจ้าหน้าที่เทียบตัวเลข ยาก็ "หายไปโดยไม่มีคำอธิบาย" ทั้งที่จริงๆ แค่ลืมอัปเดต

ร้านที่เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยาที่ผูกสต็อกกับการขายโดยตรงจะตัดปัญหานี้ไปได้เกือบหมด เพราะตัวเลขในระบบคือตัวเลขที่ขายจริง ไม่ต้องพึ่งความจำหรือการคีย์ซ้ำ

FEFO คืออะไร ช่วยจัดการสต็อกยาใกล้หมดอายุได้อย่างไร

FEFO ย่อมาจาก First Expired First Out คือหลักการให้ยาที่ใกล้หมดอายุที่สุดถูกขายออกก่อน ไม่ใช่ยาที่รับเข้ามาก่อน (ซึ่งเป็นหลักการของ FIFO)

ความต่างสำคัญคือร้านยาอาจรับยาล็อตใหม่เข้ามาก่อนที่ล็อตเก่าจะหมด แต่ล็อตใหม่อาจมีวันหมดอายุเร็วกว่าล็อตเก่าก็ได้ ถ้าคุมสต็อกแบบ FIFO เฉยๆ อาจปล่อยให้ล็อตที่ใกล้หมดอายุจริงค้างอยู่บนชั้นจนหมดอายุไปเฉยๆ

ระบบที่คุมสต็อกยาแบบ lot วันหมดอายุพร้อม FEFO จะดันล็อตที่ใกล้หมดอายุขึ้นมาขายก่อนอัตโนมัติ ลดยาค้างสต็อกจนหมดอายุ และลดจำนวนรายการที่ต้องทำลายในแต่ละรอบไปพร้อมกัน

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยาช่วยเรื่องเอกสารทำลายยาได้อย่างไร

ช่วยได้เพราะระบบจะบันทึกล็อตและวันหมดอายุของทุกรายการยาไว้ตั้งแต่วันรับเข้า แล้วอัปเดตอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการขาย ทำให้ร้านดึงรายการยาหมดอายุพร้อมประวัติล็อตออกมาอ้างอิงกับ สสจ. ได้ทันทีโดยไม่ต้องไล่หาในไฟล์เก่า

Pharma System (PharmaPOS) ถูกออกแบบมาสำหรับจุดนี้โดยเฉพาะ ระบบคุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุ ทำงานร่วมกับหลัก FEFO อัตโนมัติ พอถึงรอบตรวจสต็อกหรือต้องเตรียมเอกสารแจ้งทำลายยา เภสัชกรกดดูรายการยาหมดอายุพร้อมเลขล็อต จำนวนคงเหลือ และประวัติการซื้อขายได้จากหน้าจอเดียว ไม่ต้องเปิด Excel ไล่หาทีละไฟล์เหมือนก่อน

อีกจุดที่ช่วยลดงานเอกสารได้มากคือทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ที่ระบบออกให้อัตโนมัติจากการขายหน้าร้าน เภสัชกรไม่ต้องมานั่งคีย์ทะเบียนแยกต่างหากอีกรอบ ตัวเลขในทะเบียนกับตัวเลขที่ขายจริงจึงตรงกันเสมอ ลดความเสี่ยงที่จะโดนเรียกแก้เอกสารเพราะตัวเลขไม่สอดคล้องกัน

สำหรับร้านที่มีหลายสาขา โปรแกรมร้านขายยาที่เชื่อมสต็อกกันแบบ real-time จะช่วยให้เจ้าของร้านเห็นภาพรวมยาหมดอายุของทุกสาขาในที่เดียว ไม่ต้องรอแต่ละสาขาส่งรายงานมารวมเองแล้วค่อยสรุปแจ้ง สสจ.

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องใช้โปรแกรมอะไรบ้างเพื่อไม่ให้พลาดเรื่องนี้ตั้งแต่วันแรก

ร้านที่เพิ่งเปิดใหม่ควรเริ่มใช้โปรแกรม POS ร้านขายยาที่มีสต็อกแบบ lot/วันหมดอายุตั้งแต่วันแรก เพราะการย้ายจาก Excel มาเข้าระบบทีหลังจะเหนื่อยกว่ามาก โดยเฉพาะตอนต้องไล่กรอกประวัติล็อตย้อนหลัง

ฟีเจอร์หลักที่ร้านขายยาควรมีตั้งแต่ต้นคือ POS ขายหน้าร้านที่เร็ว ออกใบเสร็จ 80mm รองรับปริมาณลูกค้าช่วงเร่งด่วนได้โดยไม่สะดุด ระบบคุมสต็อกแบบ lot/FEFO ทะเบียนยา ขย. ที่ออกอัตโนมัติ และถ้ามีพนักงานหลายคนก็ควรมีระบบตารางเวรเภสัชกรกับสลิปเงินเดือนในตัว จะได้ไม่ต้องแยกใช้หลายโปรแกรมให้ข้อมูลกระจัดกระจาย

ด้าน pos ร้านขายยา แบบ keyboard ไม่ต้องใช้เมาส์ก็เป็นอีกจุดที่ร้านที่มีลูกค้าต่อคิวเยอะควรมองหา เพราะช่วยให้เภสัชกรหรือพนักงานขายจบบิลได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องสลับมือจากคีย์บอร์ดไปเมาส์ตลอดเวลา ซึ่ง PharmaPOS ออกแบบหน้าขายมาให้ทำงานแบบ keyboard-first โดยเฉพาะ

ส่วนเรื่องโปรแกรมร้านขายยา ราคาเท่าไรเหมาะกับร้านแบบไหน แนะนำให้ทดลองใช้งานจริงก่อนตัดสินใจ เพราะแต่ละร้านมีขนาดสต็อกและจำนวนสาขาไม่เหมือนกัน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ยาหมดอายุแล้วสามารถคืนบริษัทยาแทนการทำลายเองได้ไหม ได้ ถ้าบริษัทยาหรือผู้จำหน่ายมีนโยบายรับคืนยาหมดอายุ ร้านสามารถส่งคืนแทนการทำลายเองได้ แต่ยังควรบันทึกรายการที่ส่งคืนไว้เป็นหลักฐานเช่นเดียวกับการทำลาย เพื่อให้สต็อกกับทะเบียนยาตรงกัน

ไม่แจ้ง สสจ. ก่อนทำลายยาเองมีความเสี่ยงอย่างไร เสี่ยงถูกตั้งคำถามเรื่องความโปร่งใสของยาที่หายไปจากสต็อก และอาจถูกเรียกชี้แจงหรือแก้เอกสารย้อนหลัง ทางที่ปลอดภัยที่สุดคือแจ้งตามหลักเกณฑ์ที่ สสจ. ในพื้นที่กำหนดทุกครั้งก่อนทำลายจริง

PharmaPOS ช่วยเรื่องทำลายยาหมดอายุโดยตรงหรือไม่ PharmaPOS เป็นระบบบริหารร้านขายยา ช่วยคุมสต็อกแบบ lot/FEFO และดึงรายการยาหมดอายุพร้อมประวัติล็อตออกมาใช้อ้างอิงตอนเตรียมเอกสารแจ้งทำลาย รวมถึงออกทะเบียน ขย.9 ขย.10 ขย.11 อัตโนมัติ แต่ขั้นตอนแจ้งและทำลายจริงยังต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ของ สสจ. ในพื้นที่

ร้านขายยาหลายสาขาควรรวมรายการยาหมดอายุอย่างไรก่อนแจ้ง สสจ. ควรใช้ระบบที่เชื่อมสต็อกทุกสาขาแบบ real-time เพื่อดึงรายการยาหมดอายุของทั้งบริษัทออกมาเป็นชุดเดียว แทนการรอให้แต่ละสาขาส่งไฟล์มารวมเองซึ่งเสี่ยงตกหล่นและใช้เวลานาน

FEFO กับ FIFO ต่างกันอย่างไรในการคุมสต็อกยา FIFO ขายล็อตที่รับเข้าก่อนออกก่อน ส่วน FEFO ขายล็อตที่ใกล้หมดอายุที่สุดออกก่อน สำหรับร้านขายยา FEFO เหมาะกว่าเพราะล็อตใหม่บางครั้งหมดอายุเร็วกว่าล็อตเก่าที่รับเข้ามาก่อนหน้า

อยากรู้ว่าระบบสต็อกแบบ lot/FEFO และทะเบียน ขย. อัตโนมัติของ PharmaPOS หน้าตาเป็นแบบไหน เข้าไปดูตัวอย่างระบบจริงได้ที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วทักแชทเข้ามาคุยรายละเอียดกับทีมงานได้เลย