ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต่างกันยังไง ร้านยาต้องทำอันไหนบ้าง สรุปให้เข้าใจใน 5 นาที

ขย.9 คือบัญชีการซื้อยาเข้าร้าน ส่วนขย.10 คือบัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ และขย.11 คือบัญชีการขายยาอันตราย ทั้งสามอย่างเป็นทะเบียนที่ อย. กำหนดให้ร้านขายยาแผนปัจจุบัน (ขย.1) ต้องบันทึกไว้ให้ตรวจสอบได้ ถ้าร้านคุณขายยาอันตรายหรือยาควบคุมพิเศษอยู่ ต้องทำครบทั้ง 3 ทะเบียน ไม่ใช่เลือกทำแค่บางอัน

เภสัชกรหลายคนงงตรงนี้มาตลอด เพราะชื่อคล้ายกัน เลขก็ใกล้กัน แต่ความจริงแยกกันชัดเจนตามประเภทของ "ธุรกรรม" ไม่ใช่ตามประเภทของยา บทความนี้ PharmaPOS จะแยกให้ดูทีละตัว ร้านแบบไหนต้องทำอะไร แล้วปิดท้ายด้วยวิธีที่ทำให้ทะเบียนพวกนี้ออกเองจากการขายหน้าร้าน โดยไม่ต้องนั่งคีย์ซ้ำใน Excel ทุกเย็น

ขย.9 ขย.10 ขย.11 คืออะไร ต่างกันตรงไหน

ขย.9 บันทึกตอน "ซื้อยาเข้า" ส่วนขย.10 กับขย.11 บันทึกตอน "ขายยาออก" แต่แยกกันตามชนิดยาที่ขาย

พูดง่ายๆ คือ

• ขย.9 (บัญชีการซื้อยา) — ทุกครั้งที่ร้านรับยาเข้าสต็อกจากซัพพลายเออร์ ต้องบันทึกว่าซื้อยาอะไร ล็อตไหน จำนวนเท่าไหร่ วันหมดอายุเมื่อไหร่ ซื้อจากใคร
• ขย.10 (บัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ) — ทุกครั้งที่ขายยาควบคุมพิเศษ (เช่นยาที่ต้องมีใบสั่งแพทย์กำกับตามกฎหมาย) ต้องบันทึกชื่อยา จำนวน วันที่ขาย และข้อมูลผู้ซื้อตามที่กฎหมายกำหนด
• ขย.11 (บัญชีการขายยาอันตราย) — ทุกครั้งที่ขายยาอันตรายตามประกาศ อย. ต้องบันทึกคล้ายกับขย.10 แต่แยกทะเบียนเฉพาะยาอันตราย

จำง่ายๆ แบบนี้: เลข 9 = ซื้อ, เลข 10-11 = ขาย แต่ 10 กับ 11 แยกกันที่ "ประเภทยา" ไม่ใช่แยกกันที่ "ประเภทลูกค้า"

ร้านขายยาแบบไหนต้องทำทะเบียนอันไหนบ้าง

ร้านขายยาแผนปัจจุบัน (ขย.1) ที่มีเภสัชกรประจำร้านและขายยาอันตราย/ยาควบคุมพิเศษ ต้องทำครบทั้ง ขย.9 ขย.10 และขย.11

ถ้าร้านคุณเป็นร้านขายยาบรรจุเสร็จที่ไม่ใช่ยาอันตราย (ขย.2) ขายแค่ยาสามัญประจำบ้านหรือยาที่ไม่เข้าเงื่อนไขยาอันตราย/ควบคุมพิเศษ ก็ยังต้องมีบัญชีซื้อ (ขย.9) แต่จะไม่มีรายการที่ต้องลงขย.10-11 เพราะไม่ได้ขายยากลุ่มนั้น

ในทางปฏิบัติ ร้านยาส่วนใหญ่ที่เปิดแบบมีเภสัชกรตลอดเวลา (ขย.1) จะขายยาอันตรายแทบทุกวัน อย่างยาปฏิชีวนะ ยาแก้อักเสบบางกลุ่ม ก็เข้าเงื่อนไขต้องลงขย.11 แล้ว ส่วนยาควบคุมพิเศษที่ต้องลงขย.10 จะเจอน้อยกว่าแต่ก็มีให้เจอทุกเดือน สรุปคือ ถ้าเปิดร้านขายยาใหม่แบบขย.1 เตรียมใจทำทั้ง 3 ทะเบียนไว้เลยตั้งแต่วันแรกที่เปิดร้าน

ไม่ทำทะเบียน ขย. หรือทำไม่ครบ เสี่ยงอะไรบ้าง

เสี่ยงโดนตรวจแล้วพบว่าบันทึกไม่ครบ ไม่ตรงกับยอดขายจริง ซึ่งเป็นเหตุผลอันดับต้นๆ ที่ร้านยาโดนเรียกแก้ไขหรือตักเตือนตอนเจ้าหน้าที่ อย./สสจ. เข้ามาตรวจสถานประกอบการ

ปัญหาที่เจอบ่อยไม่ใช่ "ไม่ยอมทำ" แต่คือ "ทำไม่ทัน" เภสัชกรขายยาทั้งวัน ตกเย็นต้องมานั่งไล่บิลเปิดยาที่ขายไปทีละตัวมาคีย์ลง Excel ยิ่งร้านคนแน่น บางวันลืมลง บางวันลงเลขล็อตผิด พอถึงเวลาตรวจสต็อกจริงกับบัญชีในเล่มไม่ตรงกัน อันนี้แหละที่น่ากลัวกว่ายอดขายตก เพราะกระทบใบอนุญาตร้านโดยตรง

ทำทะเบียน ขย. ด้วยมือ/Excel เสียเวลาเภสัชกรแค่ไหน

ร้านที่ยังคีย์มือเฉลี่ยเสียเวลากับงานเอกสารทะเบียน 30-60 นาทีต่อวัน แล้วแต่ปริมาณยอดขาย ยังไม่นับเวลาตามหาว่าลงข้อมูลตกหล่นตรงไหนตอนสิ้นเดือน

ลองคิดดูว่าร้านเปิด 12 ชั่วโมง ขายยาควบคุม/ยาอันตรายวันละ 20-30 รายการ เภสัชกรต้องพักจากหน้าร้านมานั่งเปิดสมุด จดชื่อยา ล็อต วันหมดอายุ ชื่อผู้ซื้อ ทีละบรรทัด เวลานี้คือเวลาที่ควรใช้ดูแลลูกค้าหรือพักจริงๆ มากกว่า และนี่ยังไม่รวมความเสี่ยงเขียนตกหล่นเวลารีบขาย

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ทำงานยังไง

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติทำงานโดยดึงข้อมูลจากการรับยาเข้าสต็อกและการขายหน้าร้านที่เกิดขึ้นจริง แล้วจัดเรียงลงแบบฟอร์ม ขย.9/10/11 ให้เองโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

นี่คือจุดที่ PharmaPOS ถูกออกแบบมาเพื่อร้านขายยาโดยเฉพาะ ระบบผูกทุกอย่างเข้าด้วยกันตั้งแต่ต้นทาง

• ตอนรับยาเข้าร้าน คีย์ล็อตและวันหมดอายุครั้งเดียวตอนสต็อกเข้า ระบบเก็บเป็นข้อมูล ขย.9 ให้อัตโนมัติ
• ตอนขายหน้าร้าน ระบบ POS แบบ keyboard-first ให้เภสัชกรขายเร็วโดยไม่ต้องใช้เมาส์ พร้อมพิมพ์ใบเสร็จ 80mm ทันที และถ้ายาตัวนั้นเป็นยาอันตรายหรือยาควบคุมพิเศษ ระบบรู้เองว่าต้องลงขย.10 หรือขย.11 แล้วบันทึกไว้ให้ทันที ไม่ต้องมานั่งแยกทีหลัง
• สต็อกยาคุมด้วยระบบ lot และวันหมดอายุแบบ FEFO (First Expired, First Out) ยาล็อตไหนใกล้หมดอายุก่อน ระบบดันให้ขายออกก่อน ลดปัญหายาค้างหมดอายุในชั้นวาง

พอถึงเวลาต้องพิมพ์ทะเบียนให้เจ้าหน้าที่ตรวจ ก็กดดูย้อนหลังได้ทันที ไม่ต้องรื้อสมุดเก่าหรือไล่หาไฟล์ Excel ที่กระจายอยู่หลายชีท

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องใช้โปรแกรมอะไรบ้าง

เปิดร้านขายยาใหม่ ควรมีระบบที่ครอบคลุมอย่างน้อย 3 ส่วน คือ POS ขายหน้าร้าน ระบบคุมสต็อกยาแบบ lot/วันหมดอายุ และระบบทะเบียน ขย. ที่เชื่อมกับการขายจริง

ถ้ากำลังจะเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา หรือเพิ่งเปิดร้านใหม่แล้วยังไม่รู้จะเลือกโปรแกรมไหน ลองดูฟีเจอร์ที่ PharmaPOS มีให้ครบในระบบเดียว

• POS หน้าร้านแบบ keyboard-first ขายไว ไม่ต้องสลับมาจับเมาส์ พิมพ์ใบเสร็จ 80mm ทุกบิล
• คุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุ ด้วยหลัก FEFO อัตโนมัติ
• ออกทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 จากข้อมูลซื้อ-ขายจริง ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
• ถ้ามีหลายสาขา ระบบเชื่อมสต็อกให้เห็นภาพรวมทุกสาขาในที่เดียว
• ระบบพนักงาน ตารางเวร และสลิปเงินเดือน จัดการทีมร้านยาได้ในระบบเดียวกัน

ร้านเดี่ยวก็ใช้ได้ตั้งแต่วันแรก ร้านที่ขยายหลายสาขาก็ไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ เพราะโครงสร้างเดียวกันรองรับทั้งสองแบบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำทุกวันไหม ต้องบันทึกทุกครั้งที่เกิดธุรกรรม ไม่ใช่ทำเป็นรอบ ขย.9 บันทึกทุกครั้งที่ซื้อยาเข้า ส่วนขย.10-11 บันทึกทุกครั้งที่ขายยาควบคุมพิเศษหรือยาอันตราย

ร้านขายยาบรรจุเสร็จ (ขย.2) ต้องทำขย.10 ขย.11 ไหม ไม่ต้อง ถ้าร้านไม่ได้ขายยาอันตรายหรือยาควบคุมพิเศษ แต่ยังต้องมีบัญชีซื้อยา (ขย.9) ไว้เสมอ

PharmaPOS ช่วยออกทะเบียน ขย. ให้จริงไหม หรือต้องคีย์เพิ่ม ระบบดึงข้อมูลจากการรับยาเข้าสต็อกและการขายหน้าร้านที่เกิดขึ้นจริงมาจัดลงทะเบียนให้อัตโนมัติ เภสัชกรไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำอีกรอบ

FEFO ต่างจาก FIFO ยังไง FIFO ดันของที่ "เข้าก่อน" ให้ขายก่อน ส่วน FEFO ดันของที่ "หมดอายุก่อน" ให้ขายก่อน ซึ่งเหมาะกับยามากกว่าเพราะยาแต่ละล็อตหมดอายุไม่พร้อมกัน

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้ PharmaPOS ยุ่งยากไหม ไม่ยุ่งยาก เพราะแค่คีย์ข้อมูลยาและสต็อกตั้งต้นเข้าระบบครั้งเดียว หลังจากนั้นทุกการซื้อ-ขายจะถูกบันทึกและอัปเดตทะเบียนให้เองทุกวัน

อยากเลิกนั่งคีย์ทะเบียน ขย.9 ขย.10 ขย.11 ด้วยมือทุกเย็น ลองเข้าไปดูระบบจริงของ PharmaPOS ได้ที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วทักแชทมาคุยรายละเอียดกับทีมงานได้เลย