เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา: ต้นทุนแฝงที่เภสัชกรไม่เคยคำนวณ

ต้นทุนแฝงของร้านขายยาที่ยังใช้ Excel คือเวลาเภสัชกรที่หายไปกับการนับสต็อกมือ กรอกทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 และไล่แก้ error ที่คีย์ผิด รวมแล้วอาจกินเวลาหลักสิบชั่วโมงต่อเดือน คิดเป็นเงินหลักพันถึงหลักหมื่นบาทที่ร้านจ่ายไปแบบไม่รู้ตัว เพราะมันไม่ขึ้นบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายก้อนเดียวให้เห็นชัดๆ แบบค่าเช่าหรือค่าไฟ PharmaPOS ถูกออกแบบมาเพื่อตัดงานพวกนี้ทิ้งโดยทำให้อัตโนมัติตั้งแต่ขั้นตอนขายหน้าร้าน

ถ้าคุณเป็นเจ้าของร้านหรือเภสัชกรที่ยังนั่งนับยาทีละกล่อง เปิด Excel เทียบยอด แล้วมานั่งกรอกทะเบียนยาควบคุมเองทุกเดือน บทความนี้จะลองตีเป็นตัวเลขให้ดูว่างานพวกนี้กินเวลาคุณไปเท่าไหร่ และมันแปลงเป็นเงินได้กี่บาท

นับสต็อกยาด้วยมือ กินเวลาเภสัชกรไปเท่าไหร่ต่อเดือน?

การนับสต็อกมือของร้านขนาดกลางที่มียาราวๆ 700-1,000 รายการ กินเวลาเฉลี่ย 15-20 ชั่วโมงต่อเดือน นับรวมทั้งนับของจริง เทียบยอดกับ Excel และแก้ตัวเลขที่ไม่ตรง

ลองคิดเป็นภาพ สมมติร้านคุณทำสต็อกเต็มเดือนละครั้ง ใช้เวลานับ 6-8 ชั่วโมง บวกกับการเช็คสต็อกย่อยรายสัปดาห์อีก 2-3 ชั่วโมง/ครั้ง (รวม 8-12 ชั่วโมง) แล้วยังต้องมานั่งกรอกตัวเลขลง Excel เทียบยอดขายกับยอดคงเหลืออีกหลายชั่วโมง รวมแล้วเดือนหนึ่งเภสัชกรหรือพนักงานอาจใช้เวลากับงานนี้เกือบ 3 วันทำงานเต็ม ถ้าคิดค่าแรงเภสัชกรเฉลี่ย 170 บาท/ชั่วโมง (จากฐานเงินเดือนราว 35,000 บาท หาร 208 ชั่วโมงทำงาน) แค่ค่านับสต็อกอย่างเดียวก็ตกเดือนละ 2,550-3,400 บาทแล้ว

ปัญหาคือเวลานี้ไม่ได้ไปสร้างยอดขายหรือดูแลลูกค้าตรงหน้า มันเป็นเวลาที่หายไปกับงานเอกสารล้วนๆ

ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไง แล้วเสียเวลาแค่ไหน?

ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 และ ขย.11 คือสมุดบันทึกการซื้อ-ขาย-ผลิตยาแผนปัจจุบันที่ร้านขายยาต้องจัดทำตามกฎหมาย และต้องพร้อมให้เจ้าหน้าที่ สสจ. ตรวจสอบได้ทุกเมื่อ ถ้าทำด้วยมือ ต้องบันทึกทุกครั้งที่มีการขายยาควบคุมพิเศษหรือยาอันตรายที่เข้าเกณฑ์ แล้วสรุปยอดส่งหน่วยงานตามรอบที่กำหนด

งานนี้ฟังดูไม่เยอะต่อครั้ง แต่พอนับรวมทั้งเดือน ร้านที่มีลูกค้าเข้าออกทุกวันจะเจอเภสัชกรต้องหยุดขายกลางคันเพื่อจดทะเบียน แล้วปลายเดือนต้องมานั่งรวบยอด ตรวจทาน กรอกซ้ำให้ตรงกับบิลขาย เฉลี่ยแล้วกินเวลา 6-9 ชั่วโมง/เดือน คิดเป็นเงินอีกราว 1,000-1,500 บาท และนี่ยังไม่รวมความเสี่ยงที่บันทึกไม่ครบ ซึ่งกระทบตอนโดนตรวจสอบโดยตรง

จุดนี้คือจุดที่ PharmaPOS ต่างจากโปรแกรมขายทั่วไปชัดที่สุด ทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 ถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติจากประวัติการขายหน้าร้าน ไม่ต้องมานั่งกรอกซ้ำอีกรอบ เภสัชกรขายยาปกติ ระบบจดให้เอง

error จากการคีย์มือ ทำร้านเสียเงินตรงไหนบ้าง?

error จากการคีย์ Excel มือสร้างความเสียหาย 2 ทาง คือเวลาที่ต้องเสียไปไล่หาจุดผิดพลาด และมูลค่ายาที่หมดอายุคาสต็อกเพราะไม่มีใครเห็นว่า lot ไหนใกล้หมดอายุก่อน

พิมพ์ตัวเลขผิดหนึ่งหลัก สต็อกในไฟล์กับของจริงก็ไม่ตรงกันทันที พนักงานกะต่อไปเจอเข้าก็งงว่าทำไมยอดไม่ตรง ต้องเสียเวลานับซ้ำ ไล่เช็คบิลย้อนหลัง เฉลี่ยแล้วร้านหนึ่งเสียเวลากับการไล่แก้ error แบบนี้ราว 4-6 ชั่วโมง/เดือน คิดเป็นเงินราว 700-1,000 บาท

ที่หนักกว่านั้นคือยาที่หมดอายุเงียบๆ เพราะ Excel ไม่มีระบบเตือนว่ายา lot ไหนใกล้หมดอายุ ถ้าไม่มีใครไล่เช็คทีละกล่อง ยาที่ควรขายออกก่อนอาจถูกดันไปอยู่หลังชั้น รอวันหมดอายุแล้วต้องตัดทิ้ง มูลค่าความเสียหายส่วนนี้ต่างกันไปตามแต่ละร้าน แต่เป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นในบัญชีจนกว่าจะถึงวันตัดสต็อก

รวมแล้ว ร้านขายยาเสียต้นทุนแฝงเท่าไหร่ต่อเดือน?

รวมเวลานับสต็อกมือ จดทะเบียน ขย. และแก้ error เข้าด้วยกัน ร้านขนาดกลางเสียเวลาเฉลี่ย 25-35 ชั่วโมง/เดือน หรือประมาณ 3-4 วันทำงานเต็ม คิดเป็นค่าแรงเภสัชกรล้วนๆ ราว 4,000-6,000 บาท/เดือน ยังไม่รวมมูลค่ายาหมดอายุที่ตัดทิ้งเพราะไม่มีระบบ FEFO ช่วยเตือน

งาน	เวลาที่เสียไป/เดือน (ตัวอย่าง)	คิดเป็นเงิน (ค่าแรงเภสัชกร)
นับสต็อกมือ + เทียบยอด Excel	15-20 ชม.	2,550-3,400 บาท
จดทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11	6-9 ชม.	1,000-1,500 บาท
ไล่แก้ error จากการคีย์มือ	4-6 ชม.	700-1,000 บาท
รวม	25-35 ชม.	4,000-6,000 บาท

ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างการคำนวณจากงานร้านขายยาทั่วไป ไม่ใช่ตัวเลขตายตัว แต่ก็พอให้เห็นภาพว่าเวลาเภสัชกรที่ควรใช้ดูแลลูกค้าหรือให้คำแนะนำ กลับถูกดึงไปกับงานเอกสารมากแค่ไหนในแต่ละเดือน

FEFO คืออะไร ช่วยลดยาใกล้หมดอายุค้างสต็อกยังไง?

FEFO (First Expired, First Out) คือหลักการจัดการสต็อกที่ให้ยา lot ที่ใกล้หมดอายุที่สุดถูกขายออกก่อน ไม่ว่าจะรับเข้ามาก่อนหรือหลังก็ตาม ต่างจาก FIFO ที่เรียงตามลำดับรับเข้า

สำหรับร้านขายยา FEFO สำคัญกว่า FIFO เพราะยาแต่ละ lot มีวันหมดอายุต่างกัน แม้จะเป็นยาตัวเดียวกัน ถ้าจัดการด้วย Excel เภสัชกรต้องจำเองหรือแปะสติกเกอร์เตือนหน้ากล่อง ซึ่งพลาดได้ง่ายเมื่อร้านมี SKU เยอะ PharmaPOS คุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุ พร้อมจัดเรียง FEFO ให้อัตโนมัติ ตอนขายระบบจะดึง lot ที่ใกล้หมดอายุออกก่อนโดยที่พนักงานไม่ต้องจำเอง

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ต่างจากทำมือตรงไหน?

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติต่างจากทำมือตรงที่ข้อมูลถูกดึงมาจากรายการขายหน้าร้านโดยตรง เภสัชกรไม่ต้องหยุดขายเพื่อจดซ้ำ และไม่ต้องมานั่งรวบยอดปลายเดือน

เวลาขายยาควบคุมพิเศษหรือยาอันตรายที่เข้าเกณฑ์ต้องบันทึกทะเบียน ระบบของ PharmaPOS จะสร้างรายการ ขย.9 ขย.10 หรือ ขย.11 ให้ตามประเภทยาโดยอัตโนมัติ พร้อมดึงรายละเอียดผู้ซื้อ วันที่ และจำนวนจากการขายจริง เภสัชกรแค่ตรวจสอบความถูกต้อง ไม่ต้องเริ่มกรอกจากศูนย์ ตอน สสจ. เข้ามาตรวจก็เปิดดูได้ทันที ไม่ต้องเปิดสมุดหลายเล่มมาไล่หา

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา ต้องเริ่มต้นยังไง?

เริ่มจากย้ายข้อมูลยาและสต็อกคงเหลือเข้าระบบครั้งเดียว จากนั้นทุกการขายและรับยาเข้าจะอัปเดตสต็อกอัตโนมัติ ไม่ต้องกลับไปนับมือซ้ำทุกเดือน

หน้าร้านของ PharmaPOS ออกแบบแบบ keyboard-first เภสัชกรคีย์ขายได้เร็วโดยไม่ต้องใช้เมาส์ พิมพ์ชื่อยาแล้วกดคีย์ลัดจบการขาย พร้อมพิมพ์ใบเสร็จขนาด 80mm ทันที เหมาะกับร้านที่มีลูกค้าเข้าคิวช่วงเร่งด่วน ส่วนร้านที่กำลังจะเปิดใหม่ นอกจากโปรแกรมขายและสต็อกยา ควรมีระบบตารางเวรเภสัชกรและสลิปเงินเดือนพนักงานติดมาด้วย เพราะร้านขายยาต้องมีเภสัชกรอยู่ปฏิบัติการตามเวลาที่กฎหมายกำหนด การจัดเวรด้วยมือก็เป็นอีกจุดที่พลาดง่ายไม่ต่างจากสต็อก

ถ้าร้านมีหลายสาขา จุดที่ต้องเช็คให้ดีคือระบบเชื่อมสต็อกระหว่างสาขาได้จริงหรือไม่ เพราะการนับสต็อกด้วยมือแยกแต่ละสาขาคือปัญหาที่ทวีคูณตามจำนวนสาขา PharmaPOS รองรับการจัดการสต็อกและทะเบียนยาข้ามสาขาบนระบบเดียว เจ้าของร้านดูภาพรวมได้จากที่เดียวโดยไม่ต้องรอรายงานจากแต่ละร้าน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

โปรแกรม POS ร้านขายยา ราคาเท่าไหร่? ราคาขึ้นอยู่กับขนาดร้านและจำนวนสาขาที่ใช้งาน แนะนำให้เข้าไปทดลองใช้งานจริงที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วทักแชทสอบถามแพ็กเกจที่เหมาะกับร้านคุณโดยตรง

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องใช้โปรแกรมอะไรบ้าง? อย่างน้อยควรมีระบบขายหน้าร้านที่ออกใบเสร็จได้ ระบบคุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุ ระบบทะเบียนยา ขย. ตามกฎหมาย และระบบจัดตารางเวรเภสัชกร เพราะทั้งหมดนี้เชื่อมโยงกับการดำเนินงานร้านขายยาตั้งแต่วันแรกที่เปิด

FEFO คืออะไร ต่างจาก FIFO ยังไง? FEFO คือการขายยา lot ที่ใกล้หมดอายุก่อน ส่วน FIFO คือขายยาที่รับเข้ามาก่อน สำหรับร้านขายยา FEFO เหมาะกว่าเพราะยาแต่ละ lot มีวันหมดอายุต่างกันแม้เป็นยาตัวเดียวกัน

โปรแกรมร้านขายยาหลายสาขาเชื่อมสต็อกกันได้ไหม? ได้ PharmaPOS รองรับการจัดการสต็อกและทะเบียนยาข้ามสาขาบนระบบเดียว เจ้าของร้านเห็นภาพรวมสต็อกทุกสาขาได้จากหน้าจอเดียว

ทะเบียน ขย.9 ขย.10 ขย.11 ออกอัตโนมัติได้จริงไหม? ได้ ระบบจะสร้างรายการทะเบียนจากข้อมูลการขายหน้าร้านโดยตรงตามประเภทยา เภสัชกรไม่ต้องกรอกซ้ำ แค่ตรวจสอบความถูกต้องก่อนพร้อมให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ

อยากรู้ว่าร้านคุณกำลังเสียเวลาและเงินไปกับต้นทุนแฝงพวกนี้เท่าไหร่ ลองเข้าไปทดลองใช้งาน PharmaPOS ได้ฟรีที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วให้ระบบจัดการสต็อก ทะเบียน ขย. และงานเอกสารแทนทีมเภสัชกรของคุณ