ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไง ฉบับเภสัชกรร้านยา

ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไง พูดสั้นๆ คือร้านขายยาต้องบันทึก 3 บัญชีตามกฎหมาย GPP: ขย.9 คือบัญชีการซื้อยาทุกประเภทที่รับเข้าร้าน ขย.10 คือบัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ และขย.11 คือบัญชีการขายยาอันตรายตามรายการที่ อย. กำหนด ทั้งสามตัวต้องมีข้อมูลครบ พร้อมให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ทุกเมื่อ

ร้านไหนยังจดมือหรือคีย์ Excel อยู่ บทความนี้ Pharma System (PharmaPOS) จะเล่าให้ฟังว่าแต่ละตัวต้องมีอะไรบ้าง แล้วทำไมร้านที่คุมสต็อกด้วยโปรแกรมถึงผ่านการตรวจได้เร็วกว่าและไม่ต้องมานั่งงมย้อนหลัง

ขย. กับ อย. ต่างกันยังไง

อย. คือหน่วยงานที่ออกกฎกับดูแลมาตรฐานยาทั้งระบบ ส่วน ขย. คือชื่อเรียกแบบฟอร์ม/บัญชีที่ร้านขายยาต้องจัดทำเพื่อให้ อย. หรือ สสจ. ตรวจสอบได้ตอนลงพื้นที่

พูดง่ายๆ อย. คือ "คนออกกติกา" ขย. คือ "เอกสารที่ร้านต้องส่งให้ดูตามกติกานั้น" ร้านขายยาแผนปัจจุบันทุกร้านที่ทำตามมาตรฐาน GPP (Good Pharmacy Practice) ต้องมีบัญชีชุดนี้พร้อมเปิดให้ตรวจได้ทันที ไม่ใช่ค่อยไปหาย้อนหลังตอนเจ้าหน้าที่มาถึงหน้าร้าน

ทะเบียนยา ขย.9 คืออะไร ต้องบันทึกอะไรบ้าง

ขย.9 คือบัญชีการซื้อยา ใช้บันทึกทุกครั้งที่ร้านรับยาเข้าสต็อก ไม่ว่าจะเป็นยาอันตราย ยาควบคุมพิเศษ หรือยาสามัญทั่วไป

ข้อมูลที่ต้องมีในบัญชีนี้คือ ชื่อยา ปริมาณที่ซื้อ วันที่ซื้อ และแหล่งที่มา (ชื่อบริษัท/ผู้จำหน่าย) เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ว่ายาล็อตไหนเข้าร้านเมื่อไหร่ ซื้อจากใคร ถ้าร้านไหนสั่งยาจากหลายเจ้าต่อเดือน การมานั่งกรอกมือทุกใบส่งของมีโอกาสตกหล่นสูงมาก โดยเฉพาะช่วงร้านยุ่งตอนเปิด-ปิดกะ

ขย.10 กับ ขย.11 ต่างกันตรงไหน

ขย.10 บันทึกการขายยาควบคุมพิเศษ ส่วน ขย.11 บันทึกการขายยาอันตรายเฉพาะรายการที่เลขาธิการ อย. ประกาศกำหนด สองบัญชีนี้เน้นฝั่ง "ขาย" ไม่ใช่ฝั่ง "ซื้อ" เหมือน ขย.9

ความต่างสำคัญคือประเภทยา ยาควบคุมพิเศษเป็นกลุ่มที่กฎหมายเข้มงวดสุด ต้องมีเภสัชกรจ่ายเองและบันทึกทุกรายการ ส่วนยาอันตรายก็ยังต้องระบุตัวผู้ซื้อและปริมาณที่ขาย เพราะเป็นกลุ่มยาที่ใช้ผิดวิธีแล้วเกิดผลเสียได้ กฎหมายกำหนดให้เก็บบัญชีนี้ไว้ตรวจสอบย้อนหลังได้ไม่น้อยกว่า 3 ปีนับจากวันที่ขาย

เภสัชกรหน้าร้านต้องเป็นคนตัดสินใจว่ายาตัวไหนเข้าเงื่อนไขต้องลงบัญชีไหน ตรงนี้แหละที่เวลาขายยุ่งๆ คนต่อคิวเยอะ มักถูกข้ามไปก่อนแล้วค่อยย้อนมาจด สุดท้ายก็ลืม

ทำทะเบียนยาด้วยมือหรือ Excel เสี่ยงอะไรตอนตรวจ

ความเสี่ยงหลักคือข้อมูลไม่ครบตอน สสจ. เข้ามาตรวจกะทันหัน เพราะบัญชีมือ/Excel ต้องพึ่งคนจำและคีย์ย้อนหลังทุกวัน ถ้าวันไหนร้านคนเดียวดูแลทั้งหน้าร้านทั้งหลังร้าน โอกาสข้ามแถวหรือกรอกเลขผิดมีสูงมาก

ปัญหาที่เจอบ่อยในร้านขายยาจริงมี 3 แบบ อย่างแรกคือขายไปแล้วลืมโน้ตชื่อ-ปริมาณผู้ซื้อยาอันตราย เพราะมัวเร่งคิดเงินหน้าคิว อย่างที่สองคือไฟล์ Excel แยกกันคนละชีต ขย.9 อยู่ไฟล์นึง ขย.10-11 อยู่อีกไฟล์ พอเจ้าหน้าที่ขอดูย้อนหลัง 3 เดือนต้องมานั่งไล่เปิดทีละไฟล์ อย่างสุดท้ายคือร้านที่มีหลายสาขา แต่ละสาขาคีย์แยกกัน ไม่มีใครเห็นภาพรวมทั้งหมด พอสำนักงานใหญ่อยากเช็กก็ต้องรอสาขาส่งไฟล์มาให้ทีละที่

เวลาที่เสียไปกับงานเอกสารพวกนี้ไม่ใช่แค่ความเมื่อยของเภสัชกร แต่คือเวลาที่ควรใช้จ่ายยาให้ลูกค้าหน้าร้านแทน

โปรแกรมทะเบียนยาอัตโนมัติช่วยร้านยาได้ยังไง

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติทำงานง่ายๆ คือทุกครั้งที่ขายหรือรับยาเข้าสต็อกผ่านระบบ POS ข้อมูลจะถูกบันทึกลงบัญชี ขย. ที่ถูกต้องทันทีโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

PharmaPOS ออกแบบมาให้เอกสารทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ไหลออกมาจากการขายหน้าร้านโดยตรง เภสัชกรแค่ขายยาตามปกติผ่านหน้าจอ keyboard-first ที่ไม่ต้องพึ่งเมาส์ ระบบจะรู้เองว่ายาตัวนี้เข้าเงื่อนไขต้องลงบัญชีไหน แล้วดึงรายชื่อลูกค้าที่กรอกไว้ตอนขายมาผูกกับรายการอัตโนมัติ พอถึงเวลาตรวจก็กดดูรายงานย้อนหลังได้เลย ไม่ต้องเปิดหลายไฟล์ ไม่ต้องมานั่งจำว่าลงบัญชีไปหรือยัง

ฝั่งสต็อกก็เชื่อมกันเป็นเรื่องเดียว ระบบคุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุของ PharmaPOS ใช้หลัก FEFO (First Expired, First Out) คือยาที่ใกล้หมดอายุก่อนจะถูกดันออกมาขายก่อนเสมอ ไม่ต้องมานั่งไล่เช็กว่าล็อตไหนใกล้หมดอายุด้วยสายตา ช่วยลดของค้างสต็อกจนหมดอายุทิ้งโดยไม่ได้ขาย และข้อมูล lot เดียวกันนี้ก็ใช้กรอกในบัญชี ขย.9 ได้พอดี ไม่ต้องคีย์ซ้ำสองรอบ

ร้านที่มีหลายสาขาก็ไม่ต้องรอไฟล์จากแต่ละที่ เพราะสต็อกและทะเบียนยาเชื่อมกันเป็นระบบเดียว เจ้าของร้านเปิดดูภาพรวมทุกสาขาได้จากที่เดียว ไม่ต้องโทรถามทีละสาขา

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องเตรียมโปรแกรมอะไรบ้าง

ร้านที่เพิ่งเปิดใหม่ควรมีอย่างน้อย 3 ส่วนคือ ระบบขายหน้าร้านที่ออกใบเสร็จได้มาตรฐาน ระบบคุมสต็อกที่รู้ lot/วันหมดอายุ และระบบออกทะเบียน ขย. ที่ไม่ต้องคีย์แยก

PharmaPOS รวมสามส่วนนี้ไว้ในระบบเดียว ฝั่งขายหน้าร้านพิมพ์ใบเสร็จขนาด 80mm ได้ทันทีหลังคิดเงิน ฝั่งหลังบ้านก็มีระบบตารางเวรเภสัชกรและสลิปเงินเดือนพนักงานให้จัดการทีมได้ในที่เดียวกัน ไม่ต้องแยกไฟล์ Excel คุมเวร แยกโปรแกรมคิดเงินเดือนอีกชุด ร้านใหม่จะได้โฟกัสกับการดูแลลูกค้าตั้งแต่วันแรก ไม่ต้องเสียเวลาต่อระบบหลายเจ้าให้คุยกัน

ถ้ากำลังตัดสินใจเรื่องโปรแกรม pos ร้านขายยา หรือกำลังหาโปรแกรมร้านขายยาเพื่อเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ระบบที่ครบวงจรกว่า ลองดูฟีเจอร์จริงของ PharmaPOS ได้ที่ pharmapos-six.vercel.app

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต่างกันยังไงแบบสรุปสั้นๆ ขย.9 คือบัญชีซื้อยาทุกประเภท ขย.10 คือบัญชีขายยาควบคุมพิเศษ ขย.11 คือบัญชีขายยาอันตรายตามรายการที่ อย. กำหนด แยกกันตามฝั่งซื้อ-ขายและประเภทยา

ต้องเก็บบัญชี ขย. ไว้กี่ปี บัญชียาควบคุมพิเศษ (ขย.10) ต้องเก็บไว้ตรวจสอบย้อนหลังได้ไม่น้อยกว่า 3 ปีนับจากวันที่ขาย ควรเก็บบัญชี ขย. ตัวอื่นในระยะเวลาใกล้เคียงกันเพื่อพร้อมให้ตรวจได้ทุกเมื่อ

ร้านขายยาเล็กๆ ต้องทำทะเบียน ขย. เหมือนร้านใหญ่ไหม ต้องทำเหมือนกันทุกขนาดร้าน เพราะเป็นข้อกำหนดตามมาตรฐาน GPP ที่ อย./สสจ. ใช้ตรวจทุกร้านขายยาแผนปัจจุบัน ไม่ว่าจะร้านเดี่ยวหรือมีหลายสาขา

โปรแกรมทะเบียนยาอัตโนมัติต่างจากทำ Excel ยังไง โปรแกรมอัตโนมัติดึงข้อมูลจากการขายหน้าร้านมาลงบัญชี ขย. ที่ถูกต้องให้เอง ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ลดโอกาสตกหล่นเวลาร้านยุ่ง ต่างจาก Excel ที่ต้องพึ่งคนจดย้อนหลังทุกรายการเอง

FEFO ที่ใช้คุมสต็อกยาคืออะไร FEFO ย่อจาก First Expired, First Out คือหลักดันยาที่ใกล้หมดอายุก่อนออกมาขายก่อน ช่วยลดยาค้างสต็อกจนหมดอายุทิ้งโดยไม่ได้ขาย

อยากรู้ว่าระบบขายหน้าร้าน สต็อกยา lot/FEFO และทะเบียน ขย.9 ขย.10 ขย.11 อัตโนมัติของ PharmaPOS ทำงานจริงหน้างานยังไง ทักแชทเข้ามาคุยกับทีมงานได้เลย หรือลองเข้าไปดูระบบจริงที่ pharmapos-six.vercel.app