ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไง เตรียมเอกสารรับตรวจ อย./สสจ. ไม่หัวหมุน

ตอนโดนแจ้งว่าพรุ่งนี้ อย. หรือ สสจ. จะเข้าตรวจร้าน เอกสารหลักที่เจ้าหน้าที่ขอดูมี 4 กลุ่ม คือ ทะเบียนยา ขย.9/ขย.10/ขย.11, บันทึกซื้อ-ขายยาควบคุมพิเศษ, ใบอนุญาตขายยาและใบประกอบวิชาชีพเภสัชกร และบัญชีสต็อกยาที่ตรงกับของจริงบนชั้น ถ้าเตรียมครบ 4 กลุ่มนี้ล่วงหน้า ต่อให้แจ้งกะทันหันแค่ 1 วันก็ผ่านได้แบบไม่ต้องรื้อแฟ้ม

ปัญหาคือร้านส่วนใหญ่ไม่ได้ขาดเอกสาร แต่ "หาไม่เจอ" เพราะข้อมูลกระจายอยู่คนละที่ สมุดบันทึกเล่มนึง ไฟล์ Excel อีกไฟล์ ใบอนุญาตแปะผนังแต่ต่ออายุหรือยัง ก็ต้องไปงมแฟ้มอีกที บทความนี้จะไล่ให้ดูทีละอย่างว่าเจ้าหน้าที่ขอดูอะไรบ้าง แล้วร้านที่ใช้ระบบ POS อย่าง PharmaPOS จัดการเรื่องนี้ต่างจากร้านที่ยังใช้มือ/Excel ยังไง

อย./สสจ. เข้าตรวจร้านยา เจ้าหน้าที่ขอดูเอกสารอะไรบ้าง

เจ้าหน้าที่มักขอดู 4 อย่างเรียงตามลำดับ คือ ใบอนุญาตขายยา (ขย.1) และใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง, ทะเบียนยา ขย.9/10/11 ตามประเภทยาที่ร้านขาย, สมุดหรือรายงานซื้อ-ขายยาควบคุมพิเศษ/ยาเสพติด และสต็อกจริงบนชั้นว่าตรงกับบัญชีไหม

ที่ทำให้เภสัชกรหลายคนหัวหมุนคือข้อสุดท้าย เพราะเจ้าหน้าที่มักสุ่มหยิบยาบางตัวมาเทียบกับบันทึก ถ้าตัวเลขไม่ตรง หรือหาลอตหมดอายุที่ควรเก็บแยกไม่เจอ นี่คือจุดที่โดนตั้งข้อสังเกตบ่อยที่สุด

ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไง แต่ละใบต่างกันตรงไหน

ขย.9 คือทะเบียนควบคุมยาแผนปัจจุบันที่ต้องบันทึกทุกครั้งที่ซื้อเข้า-ขายออก ส่วนขย.10 และขย.11 เกี่ยวกับการมีเภสัชกรปฏิบัติหน้าที่และยาควบคุมพิเศษ ทั้งสามใบต้องปรับปรุงให้ตรงกับการซื้อขายจริงตลอดเวลา ไม่ใช่ทำตอนใกล้ตรวจ

ร้านที่ทำมือหรือคีย์ Excel ตอนปิดร้าน มักมีช่องว่างระหว่างวันที่ขายจริงกับวันที่บันทึกลงทะเบียน พอเจ้าหน้าที่ขอดูย้อนหลัง 1-2 เดือน ก็ต้องนั่งไล่บิลเก่าใหม่ทีละใบ กว่าจะรวบรวมครบใช้เวลาเป็นชั่วโมง

จุดนี้เป็นเหตุผลที่ PharmaPOS ออกแบบให้ทะเบียนยา ขย.9/ขย.10/ขย.11 ดึงมาจากการขายหน้าร้านโดยตรง ทุกครั้งที่แคชเชียร์กดขายยาควบคุม ระบบบันทึกลงทะเบียนให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมีคนมานั่งคีย์ซ้ำตอนเย็น พอถึงวันตรวจ กดพิมพ์รายงานช่วงวันที่ที่เจ้าหน้าที่ต้องการ ได้เอกสารพร้อมยื่นภายในไม่กี่นาที

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา ต่างกันตรงไหนตอนโดนตรวจ

ต่างกันตรงที่ Excel ต้องพึ่งคนคีย์ให้ตรงทุกครั้ง แต่โปรแกรมที่เชื่อมกับการขายจริงจะบันทึกให้เองทันทีที่มีธุรกรรมเกิดขึ้น ความเสี่ยงเรื่องข้อมูลตกหล่นจึงต่างกันมาก

ร้านที่ยังใช้ Excel มักเจอปัญหาซ้ำๆ แบบนี้ พนักงานลืมคีย์ยอดขายยาควบคุมตอนร้านคนแน่น ไฟล์ถูกแก้โดยไม่มีการบันทึกว่าใครแก้เมื่อไหร่ หรือคอมพิวเตอร์เครื่องที่เก็บไฟล์ค้างที่ร้านเดียว พอเจ้าของหลายสาขาอยากดูภาพรวมก็ต้องรอให้แต่ละสาขาส่งไฟล์มารวมเอง

PharmaPOS แก้จุดนี้ด้วยการทำให้การขายหน้าร้านกับทะเบียน ขย. เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำสองรอบ และถ้าร้านมีหลายสาขา ข้อมูลสต็อกกับทะเบียนยาเชื่อมกันแบบเรียลไทม์ เจ้าของร้านเปิดดูสาขาไหนก็ได้จากที่เดียว ไม่ต้องโทรถามหรือรอไฟล์ส่งมารวม

FEFO คืออะไร ทำไมสต็อกยาใกล้หมดอายุถึงเป็นจุดที่โดนตรวจบ่อย

FEFO (First Expired, First Out) คือหลักจัดการสต็อกที่ให้ยาลอตที่หมดอายุก่อนถูกหยิบขายออกก่อนเสมอ ต่างจาก FIFO ที่ดูแค่วันที่รับเข้า เพราะยาแต่ละลอตอาจรับเข้าคนละวันแต่หมดอายุไม่ตรงลำดับกัน

เจ้าหน้าที่มักสุ่มหยิบยาดูวันหมดอายุบนชั้น ถ้าเจอยาใกล้หมดอายุปนอยู่กับลอตใหม่โดยไม่มีการแยกหรือติดป้าย ร้านมักโดนตั้งข้อสังเกตเรื่องการบริหารสต็อกทันที

ระบบคุมสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุใน PharmaPOS ช่วยตรงนี้โดยตรง ทุกลอตที่รับเข้าระบบมีวันหมดอายุผูกไว้ ระบบจะดันให้ลอตที่ใกล้หมดอายุขายออกก่อนตามหลัก FEFO และแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อยาตัวไหนใกล้ครบกำหนด เภสัชกรเช็กได้ทุกเช้าว่ามียาลอตไหนต้องจัดการก่อนโดนตรวจเจอ

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องใช้โปรแกรมอะไรบ้าง ถึงพร้อมรับตรวจตั้งแต่วันแรก

ร้านเปิดใหม่ควรมีอย่างน้อย 3 ระบบทำงานร่วมกัน คือ POS ขายหน้าร้าน, ระบบคุมสต็อกแบบ lot/วันหมดอายุ และระบบทะเบียนยา ขย. ที่เชื่อมกับการขายอัตโนมัติ ถ้าแยกกันคนละระบบ ปัญหาข้อมูลไม่ตรงกันจะตามมาเร็วมาก

หลายร้านเปิดใหม่เข้าใจผิดว่าซื้อแค่เครื่อง POS คิดเงินได้ก็พอ แต่พอผ่านไป 2-3 เดือน ทะเบียน ขย. กับสต็อกเริ่มไม่ตรงกัน เพราะไม่มีระบบไหนเชื่อมกันตั้งแต่แรก พอถึงวันตรวจจริงก็มาแก้ไม่ทัน

PharmaPOS วางระบบให้ครบตั้งแต่วันแรกที่เปิดร้าน คือขายหน้าร้านแบบ keyboard-first ไม่ต้องพึ่งเมาส์ พิมพ์รหัสยาหรือชื่อยาแล้วกดขายได้เลย ออกใบเสร็จขนาด 80mm ตามมาตรฐานร้านค้าปลีก พร้อมทั้งสต็อกและทะเบียนยาที่อัปเดตพร้อมกันทุกครั้งที่มีการขาย ร้านเปิดวันแรกก็พร้อมรับตรวจได้เลยโดยไม่ต้องมาไล่ปรับระบบทีหลัง

โปรแกรม POS ร้านขายยา แนะนำแบบไหน ให้เหมาะกับหน้างานร้านยาจริง

โปรแกรมที่เหมาะกับร้านยาควรขายเร็วด้วยคีย์บอร์ดได้โดยไม่ต้องสลับไปจับเมาส์ตลอดเวลา เพราะช่วงลูกค้าต่อคิวเยอะ ทุกวินาทีมีผล และต้องผูกสต็อกกับทะเบียน ขย. ให้อัตโนมัติ ไม่ใช่แค่ระบบคิดเงินเฉยๆ

ร้านที่มีหลายสาขาควรเลือกระบบที่เชื่อมสต็อกกันแบบเรียลไทม์ เพราะการโอนยาข้ามสาขาหรือเช็กว่าสาขาไหนของขาดต้องรู้ทันที ไม่ใช่รอสรุปตอนสิ้นเดือน ส่วนเรื่องกำลังคน ระบบตารางเวรเภสัชกรกับสลิปเงินเดือนก็ควรอยู่ในที่เดียวกัน เพราะเจ้าหน้าที่บางครั้งขอดูด้วยว่าเภสัชกรที่แจ้งไว้ปฏิบัติหน้าที่ตามตารางจริงไหม ถ้าระบบดึงตารางเวรออกมาโชว์ได้ทันทีก็ตอบคำถามนี้ได้โดยไม่ต้องเดา

ส่วนเรื่องราคา แต่ละร้านมีขนาดและจำนวนสาขาไม่เท่ากัน ทางที่ดีที่สุดคือลองใช้งานจริงกับร้านตัวเองก่อน แล้วดูว่าฟีเจอร์ที่ใช้จริงคุ้มกับเวลาที่ประหยัดได้แค่ไหน มากกว่าเทียบตัวเลขราคาลอยๆ

จะเห็นว่าเรื่องเอกสารตรวจร้านยาไม่ได้ยากที่ตัวกฎหมาย แต่ยากที่การเก็บข้อมูลให้พร้อมดึงออกมาได้ทุกเมื่อ PharmaPOS ถูกออกแบบมาให้ทะเบียน ขย.9/10/11 ไหลออกมาจากการขายหน้าร้านโดยอัตโนมัติ พร้อมสต็อกแบบ lot/FEFO และตารางเวรเภสัชกรในระบบเดียว พอวันไหนโดนแจ้งตรวจกะทันหัน ก็แค่กดพิมพ์รายงาน ไม่ต้องรื้อแฟ้มอีกต่อไป

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องเก็บย้อนหลังกี่ปี ควรเก็บบันทึกซื้อ-ขายยาควบคุมและทะเบียนยาไว้ให้พร้อมตรวจสอบย้อนหลังตลอด เพราะเจ้าหน้าที่อาจขอดูช่วงเวลาไหนก็ได้ตามดุลยพินิจ ร้านที่ใช้ระบบดิจิทัลอย่าง PharmaPOS จะมีข้อมูลเก็บไว้ในระบบให้ดึงย้อนหลังได้ทันทีโดยไม่ต้องหาแฟ้มกระดาษเก่า

FEFO กับ FIFO ต่างกันยังไง FIFO ดูแค่วันที่รับยาเข้าร้านก่อน-หลัง ส่วน FEFO ดูวันหมดอายุจริงของแต่ละลอตเป็นหลัก ยาที่หมดอายุก่อนต้องถูกหยิบขายก่อนเสมอ แม้จะรับเข้าร้านทีหลังก็ตาม ร้านยาควรใช้หลัก FEFO เพราะป้องกันยาค้างหมดอายุบนชั้นได้ตรงจุดกว่า

ร้านเดียวกับร้านหลายสาขา ต้องใช้ระบบต่างกันไหม หลักการเตรียมเอกสารเหมือนกัน แต่ร้านหลายสาขาต้องการระบบที่เชื่อมสต็อกและทะเบียนยาระหว่างสาขาแบบเรียลไทม์ เพื่อให้เจ้าของร้านดูภาพรวมและตอบเจ้าหน้าที่ได้ทันทีไม่ว่าจะตรวจสาขาไหน

ถ้ายังใช้ Excel อยู่ เปลี่ยนมาใช้โปรแกรมยากไหม ข้อมูลยาและสต็อกที่มีอยู่แล้วสามารถนำเข้าสู่ระบบได้ ส่วนที่เปลี่ยนจริงๆ คือขั้นตอนการขายที่จะบันทึกทะเบียน ขย. ให้อัตโนมัติแทนการคีย์ซ้ำ ทำให้ข้อมูลตรงกับความเป็นจริงมากขึ้นตั้งแต่วันแรกที่เริ่มใช้

เปิดร้านยาใหม่ควรวางระบบตั้งแต่วันไหน ควรวางระบบ POS สต็อกและทะเบียนยาให้เชื่อมกันตั้งแต่วันเปิดร้านวันแรก เพราะยิ่งปล่อยให้ข้อมูลแยกส่วนนานเท่าไหร่ ยิ่งใช้เวลาแก้ไขให้ตรงกันมากขึ้นเท่านั้นตอนใกล้วันตรวจ

อยากรู้ว่าร้านของคุณพร้อมรับตรวจแค่ไหน ลองเข้าไปทดลองใช้ PharmaPOS ได้ที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วลองกดพิมพ์รายงานทะเบียนยาดูด้วยตัวเอง