บทความ / ร้านขายยา
ระบบคุมสต็อกยา lot วันหมดอายุ (FEFO) คืออะไร ทำไมร้านขายยาต้องมี
ระบบคุมสต็อกยา lot วันหมดอายุ คือระบบที่บันทึกยาแต่ละล็อตพร้อมวันหมดอายุแยกกัน แล้วบังคับให้ขายยาล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อนเสมอ หลักการนี้เรียกว่า FEFO (First Expired First Out) ต่างจาก FIFO ที่ขายตามลำดับเข้าสต็อก เพราะยาบางล็อตแม้เข้าทีหลังแต่หมดอายุเร็วกว่าล็อตเก่าก็ได้ ถ้าคุมด้วยมือหรือ Excel มักหลุดจุดนี้ไป จนกลายเป็นยาหมดอายุค้างชั้นหรือขายผิดล็อตให้ลูกค้าโดยไม่รู้ตัว
ร้านยาที่ยังจดสต็อกด้วยมือหรือแยกไฟล์ Excel เป็นสิบชีต น่าจะเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้อย่างน้อยครั้งหนึ่ง เปิดชั้นมาเจอยาหมดอายุตั้งแต่เดือนที่แล้ว ทั้งที่ตอนสั่งซื้อยังจำได้ว่าเพิ่งรับของมาไม่นาน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความขยันของเภสัชกร แต่อยู่ที่เครื่องมือที่ใช้ไม่รองรับการคุมแบบล็อตตั้งแต่แรก
FEFO คืออะไร ต่างจาก FIFO ยังไง
FEFO คือหลักการบริหารสต็อกที่ให้ยาล็อตซึ่งหมดอายุก่อนถูกหยิบขายก่อน ไม่สนใจว่าล็อตนั้นเข้าร้านมาเมื่อไหร่ ส่วน FIFO คือขายตามลำดับที่รับเข้าสต็อกก่อน-หลัง
ความต่างสำคัญคือ ยาที่ผลิตทีหลังไม่ได้แปลว่าหมดอายุทีหลังเสมอไป บางครั้งซัพพลายเออร์ส่งล็อตใหม่มาแต่ผลิตจากรุ่นที่มีอายุสั้นกว่า ถ้าร้านคุมสต็อกแบบ FIFO ตามวันที่รับของ ก็มีโอกาสหยิบล็อตที่หมดอายุไกลกว่าไปขายก่อน ปล่อยให้ล็อตหมดอายุเร็วค้างอยู่ในชั้นจนเลยกำหนด
สำหรับร้านขายยา FEFO จึงเป็นมาตรฐานที่ถูกต้องกว่า เพราะยาเป็นสินค้าที่มีวันหมดอายุกำกับตามกฎหมาย และเกี่ยวข้องโดยตรงกับความปลอดภัยของคนไข้
ทำไมคุมสต็อกยาด้วย Excel ถึงมักพลาดเรื่อง lot และวันหมดอายุ
Excel พลาดเรื่อง lot และวันหมดอายุเพราะมันเป็นแค่ตารางบันทึกข้อมูล ไม่มีระบบเตือนอัตโนมัติ และไม่ผูกกับการขายหน้าร้านจริง ทุกอย่างต้องพึ่งคนกรอกและคนเช็กเอง
ปัญหาที่เจอบ่อยมีสามแบบ
หนึ่ง สต็อกในไฟล์กับสต็อกบนชั้นไม่ตรงกัน เพราะเภสัชกรขายไปแล้วลืมอัปเดตไฟล์ หรืออัปเดตแต่เลือกลบจากล็อตผิดตัว
สอง ไม่มีใครมานั่งไล่ดูวันหมดอายุทุกวัน ต้องรอมาเปิดสต็อกทีหนึ่งต่อเดือนหรือต่อไตรมาส กว่าจะเจอว่ายาใกล้หมดอายุก็อาจสายเกินจะระบายออกทัน
สาม เวลาขายหน้าร้าน พนักงานหยิบยาจากล็อตไหนก็ได้ที่อยู่ใกล้มือ ไม่มีระบบบังคับให้หยิบล็อตหมดอายุก่อน สุดท้ายล็อตเก่าก็ถูกดองไว้ด้านในชั้นเรื่อยๆ
ผลลัพธ์ที่ตามมาคือยาหมดอายุที่ต้องตัดทิ้งเป็นต้นทุนจม และถ้าโดนตรวจจาก อย. หรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดแล้วเจอยาหมดอายุวางขายปนอยู่ ก็เป็นความเสี่ยงที่ไม่คุ้มเลย
โปรแกรมช่วยแจ้งเตือนยาใกล้หมดอายุและจัดคิว FEFO ให้อัตโนมัติได้อย่างไร
โปรแกรมที่รองรับ FEFO จะบันทึก lot และวันหมดอายุของยาทุกตัวตั้งแต่ตอนรับสินค้าเข้า แล้วให้ระบบเป็นคนจัดคิวขายเอง ไม่ต้องให้คนจำหรือเลือกเอง
กลไกทำงานคร่าวๆ มีสามขั้น
ตอนรับยาเข้าสต็อก กรอกเลข lot และวันหมดอายุแยกตามล็อตไว้ในระบบ ไม่ปนกับล็อตอื่น
ตอนขายหน้าร้าน ระบบดึงล็อตที่หมดอายุใกล้ที่สุดออกมาขายก่อนอัตโนมัติ พนักงานไม่ต้องเปิดดูวันหมดอายุเองทีละกล่อง
ระบบแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อยาล็อตไหนใกล้หมดอายุ ให้เภสัชกรตัดสินใจได้ทันว่าจะเร่งขาย ทำโปรโมชัน หรือคืนซัพพลายเออร์ก่อนที่จะสายเกินไป
PharmaPOS วางระบบสต็อกยาไว้บนหลักการนี้ตั้งแต่ต้น ทุกครั้งที่ขายหน้าร้านผ่านโหมด keyboard-first ระบบจะตัดสต็อกจากล็อตที่ใกล้หมดอายุที่สุดให้อัตโนมัติ เภสัชกรไม่ต้องมานั่งเช็กเองว่าล็อตไหนควรขายก่อน แค่คีย์ยาแล้วออกใบเสร็จ 80mm ต่อได้เลย ส่วนล็อตที่ใกล้ครบกำหนดก็มีการแจ้งเตือนขึ้นมาให้เห็นก่อนที่จะกลายเป็นของเสียบนชั้น
เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา ต้องเตรียมอะไรบ้าง
การเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา ต้องเตรียมข้อมูลยาที่มีอยู่ทั้งหมดพร้อม lot และวันหมดอายุ เพื่อนำเข้าระบบครั้งแรก จากนั้นระบบจะรับช่วงต่อในการคุมสต็อกให้เอง
ช่วงเปลี่ยนผ่านที่หลายร้านกังวลคือกลัวข้อมูลตกหล่นหรือใช้งานไม่คล่อง แต่ในทางปฏิบัติแค่แปลงข้อมูลยาที่มีอยู่ในไฟล์เดิมมาเป็นรายการนำเข้าครั้งเดียว ที่เหลือระบบจะทำหน้าที่ต่อเนื่องเอง ไม่ต้องมานั่งอัปเดตไฟล์แยกทุกวันเหมือนเดิม
จุดที่ร้านยาส่วนใหญ่รู้สึกว่าคุ้มค่าที่สุดหลังเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม ไม่ใช่แค่เรื่องสต็อกอย่างเดียว แต่รวมถึงทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ที่ปกติต้องมานั่งกรอกแยกหลังปิดร้าน เพราะระบบอย่าง PharmaPOS จะออกทะเบียนพวกนี้ให้อัตโนมัติจากรายการขายหน้าร้านที่เกิดขึ้นจริง งานเอกสารที่เภสัชกรเกลียดที่สุดเลยหายไปในตัว
สำหรับร้านที่มีหลายสาขา การมีระบบกลางที่เชื่อมสต็อกทุกสาขาเข้าด้วยกันยิ่งจำเป็น เพราะจะรู้ทันทีว่าสาขาไหนมียาล็อตใกล้หมดอายุ จะได้โยกไปขายที่สาขาที่หมุนไวกว่าทัน ไม่ปล่อยให้ค้างจนหมดอายุที่สาขาใดสาขาหนึ่ง
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
FEFO กับ FIFO ต่างกันตรงไหน FEFO ขายล็อตที่หมดอายุก่อนออกก่อน ส่วน FIFO ขายตามลำดับที่รับเข้าสต็อกก่อน สำหรับยาต้องใช้ FEFO เพราะล็อตที่เข้าทีหลังอาจหมดอายุเร็วกว่าล็อตเก่าได้
ร้านขายยาจำเป็นต้องคุมสต็อกแบบ lot จริงไหม จำเป็น เพราะยาแต่ละล็อตมีวันหมดอายุต่างกัน การคุมแบบรวมไม่แยกล็อตทำให้ตรวจสอบย้อนกลับไม่ได้เวลามีปัญหาคุณภาพยา และเสี่ยงขายยาหมดอายุโดยไม่รู้ตัว
ใช้ Excel คุมสต็อกยาต่อไปได้ไหมถ้าร้านมีขนาดเล็ก ทำได้ในระยะสั้น แต่ความเสี่ยงเรื่องยาหมดอายุค้างสต็อกและขายผิดล็อตจะสูงขึ้นตามจำนวนรายการยา เพราะ Excel ไม่มีระบบแจ้งเตือนหรือบังคับจัดคิว FEFO ให้อัตโนมัติ
โปรแกรมร้านขายยาช่วยเรื่องทะเบียน ขย.9 ขย.10 ขย.11 ได้จริงไหม ได้ อย่าง PharmaPOS จะออกทะเบียนยาเหล่านี้ให้อัตโนมัติจากรายการขายหน้าร้าน ไม่ต้องมานั่งกรอกแยกหลังปิดร้านเหมือนที่ทำด้วยมือ
เปิดร้านขายยาใหม่ควรมีระบบคุมสต็อก lot ตั้งแต่วันแรกเลยไหม ควรมี เพราะการนำเข้าข้อมูลตั้งแต่ต้นทำได้ง่ายกว่าการย้ายจาก Excel ทีหลัง และช่วยป้องกันปัญหายาหมดอายุค้างสต็อกตั้งแต่เริ่มดำเนินกิจการ
สนใจดูระบบคุมสต็อกยาแบบ lot และ FEFO ของ PharmaPOS ทำงานจริงยังไง ทดลองใช้งานได้ที่ pharmapos-six.vercel.app