FEFO คืออะไร จัดการสต็อกยาใกล้หมดอายุ ตั้งค่าใน POS ร้านขายยายังไงให้เตือนอัตโนมัติ

FEFO (First Expired, First Out) คือกฎหยิบสต็อกที่ให้ล็อตยาไหนหมดอายุก่อน ต้องถูกหยิบออกขายก่อน ไม่สนว่าล็อตนั้นเข้าร้านมาก่อนหรือหลัง ในโปรแกรม POS ร้านขายยา การจัดการสต็อกยาใกล้หมดอายุด้วยหลัก FEFO ทำได้จริงโดยคีย์เลขล็อตกับวันหมดอายุตอนรับยาเข้าครั้งเดียว จากนั้นให้ระบบจัดคิวหยิบและเตือนล่วงหน้าให้อัตโนมัติ เภสัชกรไม่ต้องไล่เปิดกล่องเช็ควันหมดอายุทีละกล่องเหมือนตอนใช้ Excel

ร้านที่ยังคุมสต็อกด้วยมือมักเจอปัญหาเดิมซ้ำ ๆ คือยาล็อตเก่าถูกลืมไว้ก้นชั้น จนวันหนึ่งเจอว่าหมดอายุไปแล้วโดยไม่มีใครรู้ล่วงหน้า บทความนี้จะพาไปดูขั้นตอนตั้งค่าจริงใน PharmaPOS ตั้งแต่คีย์ล็อต ตั้งกติกาหยิบยา ไปจนถึงตั้งแจ้งเตือนล่วงหน้ากี่วันถึงจะพอดีกับรอบสั่งซื้อของร้าน

FEFO คืออะไร ต่างจาก FIFO ตรงไหน

FEFO ดูจาก "วันหมดอายุ" เป็นตัวตัดสินว่าจะหยิบล็อตไหนขายก่อน ส่วน FIFO ดูจาก "วันที่รับเข้า" เป็นหลัก ฟังดูคล้ายกันแต่ผลลัพธ์ต่างกันได้มาก

ยาแต่ละล็อตผลิตคนละรอบ อายุคงเหลือไม่เท่ากันเสมอไป บางครั้งล็อตที่เพิ่งรับเข้าร้านเมื่อสัปดาห์ก่อน กลับมีวันหมดอายุใกล้กว่าล็อตเก่าที่ค้างชั้นมาเป็นเดือน ถ้าร้านใช้ FIFO ตายตัว (หยิบของเก่าสุดในร้านก่อน) โดยไม่เช็ควันหมดอายุ ก็มีสิทธิ์ปล่อยให้ล็อตใหม่ที่หมดอายุเร็วกว่าค้างอยู่จนใช้ไม่ทัน นี่คือเหตุผลที่ร้านขายยาต้องยึด FEFO ไม่ใช่ FIFO

ถ้ายังไม่คุ้นกับหลักการนี้ อ่านพื้นฐานเพิ่มเติมได้ที่ ระบบคุมสต็อกยาแบบ Lot และวันหมดอายุ (FEFO) คืออะไร ทำไมร้านขายยาต้องมี ส่วนในบทความนี้จะเจาะลงไปที่ขั้นตอนตั้งค่าจริงในโปรแกรม

ก่อนตั้งค่า FEFO ต้องคีย์ข้อมูลอะไรบ้างตอนรับยาเข้า

ต้องคีย์ 3 อย่างต่อยาหนึ่งรายการที่รับเข้า คือเลขล็อต วันหมดอายุ และจำนวนที่รับ ผูกเข้ากับบาร์โค้ดตัวยานั้นในระบบสต็อกยา lot วันหมดอายุ

ขั้นตอนหน้างานจริงมีแค่นี้

1. สแกนบาร์โค้ดยา หรือค้นชื่อยาในระบบ
2. คีย์เลขล็อตจากใบส่งของซัพพลายเออร์
3. คีย์วันหมดอายุ (ระบบจะจำรูปแบบวันที่ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ยาว)
4. คีย์จำนวนที่รับ ระบบจะบวกเข้าสต็อกแยกตามล็อต ไม่ปนกับล็อตเก่า

จุดสำคัญคือถ้ายาตัวเดียวกันมีหลายล็อตอยู่ในร้านพร้อมกัน ระบบต้องเก็บแยกล็อตไว้ ไม่ใช่รวมยอดเป็นก้อนเดียว เพราะ FEFO ต้องรู้ว่าล็อตไหนควรถูกหยิบก่อน ถ้าคีย์แค่จำนวนรวมโดยไม่แยกล็อต ต่อให้ระบบสวยแค่ไหนก็เตือนวันหมดอายุแม่นไม่ได้

ตั้งกติกาหยิบยาอัตโนมัติแบบ FEFO ในโปรแกรม POS ต้องทำยังไง

ตั้งครั้งเดียวที่ระดับสินค้าหรือระดับร้าน ให้ระบบตัดสต็อกจากล็อตที่วันหมดอายุใกล้ที่สุดก่อนเสมอ เภสัชกรหน้าร้านไม่ต้องเลือกล็อตเองตอนขาย

พอตั้งเสร็จ เวลาสแกนบาร์โค้ดขายยาที่หน้าร้าน ระบบจะเช็คทุกล็อตของยาตัวนั้นที่มีในสต็อก แล้วดึงล็อตหมดอายุเร็วที่สุดออกมาตัดก่อนโดยอัตโนมัติ ถ้าล็อตนั้นหมดพอดี ค่อยขยับไปหยิบล็อตถัดไปเอง เภสัชกรแค่สแกนขายตามปกติแบบ โปรแกรมขายยา สแกนบาร์โค้ด ตัดสต็อกอัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งจำว่าล็อตไหนควรขายก่อน เพราะเดิมทีงานนี้เป็นงานที่พึ่งความจำและความขยันของคนหยิบยาล้วน ๆ พอมีระบบมาช่วยตัดสินใจแทน ความเสี่ยงยาใกล้หมดอายุถูกข้ามหยิบก็ลดลงตามไปด้วย

หากร้านของคุณยังไม่มีระบบ POS ที่รองรับการตั้งกติกานี้ ลองดูเกณฑ์เลือกได้ที่ โปรแกรม POS ร้านขายยา แนะนำ: เกณฑ์เลือกให้เหมาะกับร้านคุณ

ตั้งแจ้งเตือนล่วงหน้ากี่วันก่อนยาหมดอายุ ถึงจะเหมาะกับร้าน

จำนวนวันที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับรอบสั่งซื้อของร้านและอายุคงเหลือของยาแต่ละกลุ่ม ไม่มีตัวเลขตายตัวที่ใช้ได้กับทุกร้าน แต่หลักคิดคือตั้งให้มีเวลาพอ "ทำอะไรได้ทัน" ก่อนยาหมดอายุจริง

แนวทางที่ใช้ได้จริงคือตั้งแจ้งเตือน 2 ระดับ ระดับแรกเตือนล่วงหน้านานหน่อยสำหรับยาที่หมุนช้าหรือสั่งจากซัพพลายเออร์ที่ใช้เวลาส่งของนาน จะได้มีเวลาวางแผนโปรโมชั่นเร่งขายหรือประสานคืนซัพพลายเออร์ ระดับที่สองเตือนใกล้วันหมดอายุมากขึ้นสำหรับยาที่ต้องตัดสินใจด่วน เช่น เคลียร์ออกจากชั้นหรือทำลายตามขั้นตอน

ให้ลองเริ่มตั้งตามรอบสั่งซื้อจริงของร้านคุณก่อน แล้วปรับตัวเลขวันตามพฤติกรรมขายจริงในเดือนแรก ๆ ที่ใช้งาน จุดนี้เป็นระบบแจ้งเตือนยาใกล้หมดอายุอัตโนมัติที่ช่วยตัดขั้นตอนไล่เปิดกล่องนับเองรายวัน

ดูรายการยาใกล้หมดอายุแบบเรียลไทม์ได้จากตรงไหนในโปรแกรม POS

ดูได้จากหน้าสรุปสต็อกที่จัดกลุ่มยาตามวันหมดอายุใกล้-ไกล ไม่ต้องเปิดดูทีละรายการ

หน้านี้ทำหน้าที่แทนสมุดจดหรือไฟล์ Excel ที่ต้องอัปเดตมือทุกครั้งที่มีการรับ-จ่ายยา เพราะระบบคำนวณจากข้อมูลล็อตกับวันหมดอายุที่คีย์ไว้ตั้งแต่ต้น อัปเดตสถานะอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการขายหรือรับยาเข้าใหม่ เภสัชกรเปิดหน้านี้ตอนเริ่มกะหรือก่อนปิดร้านก็เห็นภาพรวมได้ทันทีว่าล็อตไหนใกล้หมดอายุแล้วบ้าง

พอทำแบบนี้ต่อเนื่อง งานตรวจนับสต็อกประจำปีก็เบาลงมาก เพราะไม่ต้องมานั่งไล่เปิดกล่องเช็ควันหมดอายุใหม่ทั้งหมด ระบบมีข้อมูลล็อตพร้อมอยู่แล้ว เหลือแค่ตรวจนับจำนวนจริงเทียบกับที่ระบบบันทึกไว้ ช่วยลดความเสี่ยงเรื่องยาหายหรือยาขาดทุนจากการนับผิดด้วยมือ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

FEFO กับ FIFO เลือกใช้แบบไหนดีสำหรับร้านขายยา ร้านขายยาควรยึด FEFO เป็นหลัก เพราะตัดสินจากวันหมดอายุจริงของแต่ละล็อต ไม่ใช่ลำดับการรับเข้า ป้องกันยาล็อตใหม่ที่หมดอายุเร็วกว่าถูกลืมไว้

ต้องคีย์เลขล็อตทุกครั้งที่รับยาเข้าไหม ต้องคีย์ทุกครั้ง เพราะระบบใช้ข้อมูลล็อตและวันหมดอายุนี้เป็นตัวตั้งกติกาหยิบยาอัตโนมัติและคำนวณแจ้งเตือน ถ้าข้ามขั้นตอนนี้ระบบจะเตือนวันหมดอายุไม่แม่น

ตั้งแจ้งเตือนกี่วันก่อนหมดอายุถึงจะพอดี ไม่มีตัวเลขตายตัว ขึ้นกับรอบสั่งซื้อและระยะเวลาส่งของของซัพพลายเออร์แต่ละราย แนะนำตั้ง 2 ระดับ คือเตือนล่วงหน้านานสำหรับวางแผนเร่งขาย และเตือนใกล้วันสำหรับตัดสินใจด่วน แล้วปรับตามพฤติกรรมขายจริงของร้าน

ถ้ายังใช้ Excel อยู่ ต้องเตรียมข้อมูลอะไรก่อนเปลี่ยนมาใช้ระบบ FEFO เตรียมข้อมูลยาที่มีอยู่ในสต็อกปัจจุบัน พร้อมเลขล็อตและวันหมดอายุของแต่ละรายการให้ครบก่อนย้ายเข้าระบบ อ่านขั้นตอนละเอียดได้ที่ เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา: ต้องเตรียมอะไรบ้าง

ระบบ FEFO ช่วยตอนตรวจนับสต็อกประจำปีได้ยังไง ระบบมีข้อมูลล็อตและวันหมดอายุพร้อมอยู่แล้วตลอดปี ตอนตรวจนับจริงจึงเหลือแค่เทียบจำนวนที่นับได้กับที่ระบบบันทึกไว้ ไม่ต้องไล่เปิดกล่องเช็ควันหมดอายุใหม่ทั้งร้าน

อยากเห็นหน้าตาการตั้งค่า FEFO และแจ้งเตือนยาใกล้หมดอายุแบบนี้ทำงานจริง ลองเข้าไปดูระบบได้ที่ pharmaposthai.vercel.app