สอนพนักงานร้านยาใหม่ใช้โปรแกรม POS ให้คล่องในกะแรก ทำได้จริงไหม (ฉบับเจ้าของร้าน/เภสัชกร)

รับพนักงานร้านยาใหม่แล้วให้ใช้โปรแกรม POS คล่องภายในกะแรกทำได้จริง ถ้าสอนตามลำดับที่ถูก คือ เริ่มจากขายหน้าร้านด้วยคีย์ลัด ตามด้วยเช็ค lot และวันหมดอายุ แล้วปิดท้ายด้วยการปิดกะ ไม่ต้องยัดทุกอย่างพร้อมกันในชั่วโมงแรก เภสัชกรที่ร้านขายยาส่วนใหญ่เสียเวลากับขั้นตอนนี้เพราะสอนแบบสุ่ม ไม่ใช่เพราะพนักงานเรียนรู้ช้า

ทำไมร้านขายยาถึงเสียเวลาสอนพนักงานใหม่ซ้ำทุกรอบ

เพราะพนักงานร้านยาลาออกบ่อยกว่าธุรกิจค้าปลีกทั่วไป แล้วทุกครั้งที่รับคนใหม่ เภสัชกรต้องหยุดงานหน้าเคาน์เตอร์มานั่งสอนทีละจุด ตั้งแต่กดขายยังไง เช็คสต็อกตรงไหน ไปจนถึงปิดยอดตอนเย็น

ปัญหาจริงไม่ใช่ตัวโปรแกรม POS ยาก แต่คือไม่มีลำดับการสอนที่ชัด สอนสลับหัวข้อไปมา พนักงานใหม่เลยจำไม่ได้ว่าอันไหนต้องทำก่อน-หลัง สุดท้ายกะแรกจบด้วยการที่เภสัชกรยังต้องยืนคุมอยู่ข้างๆ ทั้งวัน

ถ้าร้านไหนเจอปัญหาคนออกถี่จนต้องวนสอนทุกเดือน เคยมีการเจาะประเด็นนี้ไว้ละเอียดใน พนักงานร้านยาลาออกบ่อย เทรนคนใหม่ทุกเดือน: ทำไมระบบขายที่ 'เรียนจบใน 1 กะ' ถึงช่วยร้านยาได้จริง

สอนพนักงานร้านยาใหม่ใช้ระบบ POS ยังไงให้จบในกะแรก

ให้สอนตามลำดับงานจริงหน้าร้าน 4 ขั้น ไม่ใช่ตามเมนูในโปรแกรม เพราะพนักงานจะจำได้จากสิ่งที่ต้องทำซ้ำๆ ไม่ใช่จากฟีเจอร์

ขั้นที่ 1 — ขายหน้าร้าน (30 นาทีแรก) เริ่มจากงานที่ต้องทำบ่อยที่สุดในวันคือขายยา สอนแค่ 3 อย่าง: สแกนบาร์โค้ดหรือพิมพ์ชื่อยาค้นหา, ใส่จำนวน, กดยืนยันจ่ายเงิน ถ้า POS เป็นแบบ keyboard-first ไม่ต้องไล่เมาส์หาปุ่ม พนักงานจะจำคีย์ลัดได้เร็วกว่าคลิกเมนูหลายชั้นมาก และระบบตัดสต็อกอัตโนมัติทันทีที่ขาย ไม่ต้องมานั่งปรับสต็อกมือทีหลัง

ขั้นที่ 2 — เช็ค lot ยาและวันหมดอายุ (อีก 20 นาที) สอนให้ดูหน้าจอตอนขายว่าระบบดึง lot ไหนมาขายก่อน ถ้าตั้งค่า FEFO (First Expired, First Out) ไว้แล้ว ระบบจะเลือก lot ที่ใกล้หมดอายุที่สุดให้อัตโนมัติ พนักงานแค่ต้องรู้ว่าเห็นตัวเลขวันหมดอายุตรงไหนบนหน้าจอ ไม่ต้องคำนวณเอง เรื่องนี้เคยเขียนละเอียดไว้ใน ตั้งค่า FEFO ในโปรแกรม POS ร้านขายยายังไง ให้ระบบเตือนล็อตใกล้หมดอายุอัตโนมัติ

ขั้นที่ 3 — ยาควบคุม/วัตถุออกฤทธิ์ (ถ้าร้านมีขาย) ถ้าร้านขายยาควบคุมพิเศษ ต้องสอนแยกต่างหากว่าระบบจะเด้งให้กรอกข้อมูลผู้ซื้อทุกครั้ง อย่าให้พนักงานข้ามขั้นตอนนี้เด็ดขาดเพราะเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ตอนทำทะเบียนส่งตรวจ

ขั้นที่ 4 — ปิดกะ (10 นาทีสุดท้าย) สอนกดปิดยอดขายประจำวัน ดูยอดเงินสดในลิ้นชักเทียบกับยอดในระบบ ถ้าไม่ตรงกันโปรแกรมจะฟ้องผลต่างให้เห็นทันที ไม่ต้องนั่งไล่บวกลบเองทีละบิล

รวม 4 ขั้นตอนนี้ใช้เวลาสอนจริงประมาณ 1 ชั่วโมงต้นกะ ที่เหลือคือให้พนักงานลงมือขายจริงพร้อมมีเภสัชกรคอยเช็คห่างๆ ไม่ใช่ยืนสอนตลอดเวลา

ทำไมต้องสอนขายหน้าร้านก่อน ไม่ใช่สอนเรื่องสต็อกหรือทะเบียนยาก่อน

เพราะขายหน้าร้านคืองานที่พนักงานใหม่ต้องเจอทันทีตั้งแต่นาทีแรกที่ยืนหน้าเคาน์เตอร์ ถ้าสอนเรื่องสต็อกหรือทะเบียน ขย. ก่อน พนักงานจะจำไม่ได้เพราะยังไม่เคยเจอสถานการณ์จริง

หลักคือสอนเรียงตามสิ่งที่ต้องใช้ก่อน-หลังในหนึ่งวันทำงานจริง ไม่ใช่เรียงตามความสำคัญของระบบหลังบ้าน เอกสารอย่างทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 ปล่อยให้ระบบสร้างอัตโนมัติจากการขายไปก่อน ค่อยพาพนักงานดูตอนจบกะแรกว่าเอกสารพวกนี้ระบบทำให้เสร็จแล้วโดยไม่ต้องกรอกมือ

โปรแกรม POS แบบไหนที่ช่วยลดเวลาเทรนพนักงานใหม่ได้จริง

โปรแกรมที่ช่วยลดเวลาเทรนต้องมีสามอย่าง: กดผ่านคีย์บอร์ดได้ไม่ต้องพึ่งเมาส์, จัดการ lot/วันหมดอายุให้อัตโนมัติ, และออกทะเบียนยาให้เองโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

PharmaPOS ออกแบบหน้าขายเป็น keyboard-first คือพิมพ์-Enter ไล่ไปได้เรื่อยๆ พนักงานใหม่ที่ไม่เคยใช้ POS มาก่อนก็เริ่มขายได้ในครึ่งชั่วโมงแรก ใบเสร็จออกแบบ 80mm พร้อมข้อมูลอ้างอิงย้อนกลับได้ทั้ง lot และวันหมดอายุ ส่วนสต็อกยาระบบจัดลำดับ FEFO ให้เอง และที่ต่างจากโปรแกรมอื่นในตลาดคือทะเบียนยา ขย.9/ขย.10/ขย.11 ออกอัตโนมัติจากการขายหน้าร้านเลย ไม่ต้องให้เภสัชกรมานั่งกรอกทะเบียนซ้ำตอนปิดร้าน

แพ็กเกจ Free ใช้ได้ 1 สาขา 1 ผู้ใช้ 300 บิล/เดือน ฟรีตลอดไป และได้ทะเบียน ขย.9/10/11 ครบตั้งแต่แพ็กนี้ ถ้าร้านมีพนักงานหลายคนหรือบิลเกิน 300 ต่อเดือน อัปเป็น Starter 590 บาท/เดือน/สาขา รองรับ 3 ผู้ใช้ บิลไม่จำกัด หรือ Pro 990 บาท/เดือน/สาขา สำหรับร้านหลายสาขา ทดลองใช้ฟรี 7 วันได้ทุกแพ็กโดยไม่ต้องผูกบัตรเครดิต

เภสัชกรต้องคอยยืนสอนตลอดกะแรกไหม

ไม่ต้อง ถ้าสอน 4 ขั้นตามลำดับข้างต้นครบแล้ว เภสัชกรแค่คอยเช็คห่างๆ ในชั่วโมงแรกที่พนักงานเริ่มขายจริง จุดที่ควรเข้าไปดูใกล้ชิดคือตอนขายยาควบคุมกับตอนปิดกะครั้งแรก เพราะเป็นจุดที่พลาดแล้วกระทบเอกสารตรวจสอบย้อนหลัง

ส่วนงานที่เหลือ ปล่อยให้ระบบเป็นตัวเช็คแทน เช่น ถ้าพนักงานลืมกรอกอะไรตอนขายยาควบคุม ระบบจะเด้งเตือนเอง ไม่ต้องให้เภสัชกรมานั่งจับผิดทีละบิล

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

พนักงานที่ไม่เคยใช้คอมพิวเตอร์มาก่อน จะเรียน POS แบบ keyboard-first ทันไหม ทันได้ในกะแรก เพราะขั้นตอนหลักคือพิมพ์ชื่อยาแล้วกด Enter ไล่ไปเรื่อยๆ ไม่ต้องรู้จักโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาก่อน ใช้เวลาสอนจริงประมาณ 20-30 นาทีสำหรับขั้นตอนขายอย่างเดียว

ถ้าร้านมีหลายสาขา ต้องสอนพนักงานใหม่ทุกสาขาซ้ำแบบเดิมไหม ลำดับการสอนเหมือนกันทุกสาขา เพราะเป็นขั้นตอนงานเดียวกัน แต่ถ้าเป็นระบบที่เชื่อมสต็อกทุกสาขา เภสัชกรหัวหน้าสามารถดูว่าพนักงานสาขาไหนขายอะไรไปแล้วโดยไม่ต้องโทรถามทีละร้าน

ต้องสอนเรื่องทะเบียน ขย.9 ให้พนักงานขายด้วยไหม ไม่จำเป็นในกะแรก เพราะทะเบียนยาออกอัตโนมัติจากการขายอยู่แล้ว พนักงานแค่ต้องขายให้ครบขั้นตอน ระบบจะจัดการเอกสารส่วนนี้ให้เอง เภสัชกรค่อยสอนเรื่องทะเบียนตอนพนักงานทำงานคล่องแล้วสัก 1-2 สัปดาห์

ถ้าพนักงานกดปิดกะแล้วยอดเงินสดไม่ตรง ควรทำยังไง ให้เช็คจากรายงานผลต่างที่ระบบขึ้นให้ทันทีตอนปิดกะ ปกติจะระบุว่าขาดหรือเกินเท่าไหร่ ให้ไล่เทียบกับบิลที่ขายในกะนั้นก่อน ไม่ต้องนับเงินสดใหม่ทั้งหมด

อยากลองให้พนักงานใหม่ของร้านสอนตัวเองได้จริงในกะแรก ทดลองใช้ PharmaPOS ฟรี 7 วันได้ที่ pharmaposthai.vercel.app ไม่ต้องผูกบัตรเครดิต