โปรแกรมขายยา สแกนบาร์โค้ด ตัดสต็อกอัตโนมัติ: เคสรับยาเข้าร้านทุกเช้า เช็คล็อต-ใบกำกับภาษีก่อนขึ้นสต็อก

รับยาเข้าร้านแล้วลดของผิดล็อตได้ด้วยการสแกนบาร์โค้ดหรือ QR บนกล่องยาเทียบกับเลขล็อตและจำนวนในใบกำกับภาษีทันทีตอนรับของ ก่อนกดขึ้นสต็อกแม้แต่ขวดเดียว ถ้าเลขล็อต วันหมดอายุ หรือจำนวนไม่ตรงกับใบส่งของ ระบบจะเตือนทันที ไม่ต้องรอมาเจอตอนขายแล้วของหาย โปรแกรมขายยา สแกนบาร์โค้ด ตัดสต็อกอัตโนมัติ อย่าง PharmaPOS ถูกออกแบบมาให้ทำขั้นตอนนี้แทนสายตาคนที่พลาดง่ายตอนเช้าเร่งรีบ

รับยาเข้าร้านแบบเช็คด้วยตา เสี่ยงตรงไหนบ้าง

ร้านยาส่วนใหญ่รับยาตอนเช้าพร้อมกับลูกค้าคนแรกๆ ที่เดินเข้าร้าน แคชเชียร์หรือผู้ช่วยเภสัชกรต้องแกะกล่อง ไล่เทียบชื่อยา จำนวน เลขล็อต และวันหมดอายุกับใบกำกับภาษีด้วยตาเปล่า แล้วจดใส่สมุดหรือ Excel ก่อนเดินไปวางบนชั้น

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนไม่ละเอียด แต่อยู่ที่ระบบงานเอื้อให้พลาด ยาบางตัวมาหลายล็อตในกล่องเดียวกัน ตัวเลขล็อตพิมพ์เล็กจิ๋วบนขอบกล่อง ใบกำกับภาษีบางใบพิมพ์ล็อตไม่ครบทุกบรรทัด และถ้าวันนั้นมีลูกค้ายืนรอจ่ายเงินอยู่หน้าเคาน์เตอร์ คนรับของก็มักเช็คเร็วขึ้นโดยอัตโนมัติ

ผลที่ตามมาคือของขึ้นสต็อกผิดล็อตโดยไม่มีใครรู้ตัว จนกว่าจะไปเจอตอนตรวจนับสต็อกประจำปี หรือแย่กว่านั้นคือเจอตอน อย./สสจ. ขอดูบัญชีย้อนหลัง ซึ่งเชื่อมโยงตรงกับเรื่อง การตั้งค่า FEFO ให้ระบบเตือนล็อตใกล้หมดอายุอัตโนมัติ ที่ถ้าข้อมูลล็อตตอนรับเข้าผิดตั้งแต่ต้นทาง ระบบเตือนก็เตือนผิดตามไปด้วย

ขั้นตอนรับยาเข้าคลังด้วยโปรแกรมขายยา สแกนบาร์โค้ด ตัดสต็อกอัตโนมัติ ทำยังไง

ขั้นตอนคือเปิดหน้ารับสินค้าเข้า สแกนบาร์โค้ดหรือ QR บนกล่องยาแต่ละล็อต ระบบจะดึงเลขล็อตกับวันหมดอายุขึ้นมาอัตโนมัติแล้วเทียบกับจำนวนในใบกำกับภาษีให้ทันที ก่อนอนุมัติให้เข้าสต็อก

ในทางปฏิบัติจะแบ่งเป็น 3 ขั้นสั้นๆ

1. เปิดใบสั่งซื้อหรือกรอกเลขที่ใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ในระบบ
2. สแกนยาแต่ละรายการที่มาส่ง ระบบเทียบล็อต วันหมดอายุ และจำนวนกับใบกำกับภาษีให้เอง ถ้าตรงจะขึ้นสีเขียวให้ผ่าน ถ้าไม่ตรงจะเด้งเตือนทันทีพร้อมบอกว่าจุดไหนคลาดเคลื่อน
3. กดยืนยันรับเข้าสต็อก ยอดคงเหลือ ราคาต้นทุน และวันหมดอายุอัปเดตพร้อมกันในนาทีนั้น ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำลง Excel อีกรอบ

ขั้นตอนนี้ต่อยอดมาจากแนวคิดเดียวกับ ระบบสั่งซื้อยาที่เชื่อมสต็อกอัตโนมัติ ที่ร้านหลายสาขาใช้ดูสต็อกใกล้หมดอายุของทุกสาขาพร้อมกัน เพราะข้อมูลต้นทางถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่รับของเข้าคลัง

สแกนเทียบล็อตกับใบส่งของก่อนขึ้นสต็อก ต่างจากขั้นตอนเดิมตรงไหน

ต่างกันตรงจุดที่ "ใครเป็นคนเทียบ" — วิธีเดิมให้คนเทียบด้วยสายตาแล้วจดมือ ส่วนวิธีสแกนให้เครื่องเทียบตัวเลขแทน คนแค่ยืนยันว่าถูกหรือไม่ถูก

เวลาคนเทียบด้วยตา ต้องอ่านตัวเลขล็อต 8-10 หลักจากกล่องยา แล้วย้อนไปหาบรรทัดเดียวกันในใบกำกับภาษีที่มีรายการยาเป็นสิบบรรทัด ความเหนื่อยล้าตอนเช้าทำให้อ่านข้ามหรือจำผิดได้ง่าย แต่พอสแกน เครื่องอ่านบาร์โค้ดแล้วจับคู่ให้เองภายในเสี้ยววินาที คนแค่ดูสีเขียว-แดงบนหน้าจอ

อีกจุดที่ต่างชัดคือ ข้อมูลที่ได้ไม่ใช่แค่ "ผ่านหรือไม่ผ่าน" แต่ระบบเก็บ log ไว้ด้วยว่าใครสแกนรับตอนไหน ล็อตอะไร จำนวนเท่าไหร่ ซึ่งเป็นหลักฐานที่ดึงมาใช้ตอนทำ บัญชียาควบคุมตามแบบ อย. ได้ทันทีโดยไม่ต้องนั่งไล่ย้อนสมุดจดมือ

รับยาเข้าร้านด้วยการสแกน ประหยัดเวลากี่นาทีต่อรอบ

ประหยัดเวลาได้ตามจำนวนรายการยาที่รับต่อรอบ ยิ่งรับเยอะยิ่งต่างชัด เพราะการเช็คด้วยตาใช้เวลาต่อรายการนานกว่าการสแกนหลายเท่า

ลองคำนวณจากรอบรับยาทั่วไปที่มีของมาประมาณ 40 รายการต่อเช้า ถ้าเช็คด้วยตาและจดมือ เฉลี่ยรายการละ 40-45 วินาที (อ่านล็อต เทียบใบกำกับภาษี จดจำนวน) รวมแล้วใช้เวลาราว 27-30 นาที แต่ถ้าสแกนบาร์โค้ดทีละรายการ เฉลี่ยรายการละ 8-10 วินาที รวมแล้วใช้เวลาราว 6-7 นาที

ต่างกันประมาณ 20 นาทีต่อรอบ ถ้าร้านรับยาทุกวันคือเดือนหนึ่งมีเวลาคืนกลับมาให้เภสัชกรหรือแคชเชียร์ไปทำงานหน้าร้านแทนหลายชั่วโมง เวลาที่หายไปนี้เป็นเวลาเดียวกับที่ ร้านยา 2 สาขา ใช้ปิดร้านเร็วขึ้นได้หลังเลิกนับสต็อกด้วยมือ เพราะรากปัญหาเดียวกันคืองานที่ควรให้เครื่องทำแต่ยังใช้คนทำอยู่

ใบกำกับภาษีอย่างย่อกับใบกำกับภาษีเต็มรูป ตอนรับยาต้องเช็คอะไรบ้าง

ตอนรับยาต้องเช็คว่าใบกำกับภาษีที่ซัพพลายเออร์ส่งมาเป็นแบบเต็มรูป (มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีทั้งผู้ซื้อผู้ขาย ที่อยู่ครบ) เพราะร้านขายยาส่วนใหญ่ซื้อยาเข้ามาเพื่อขายต่อ ต้องใช้ภาษีซื้อไปหักลบตอนยื่นภาษีทุกเดือน ถ้าใบกำกับภาษีข้อมูลไม่ครบหรือจำนวนไม่ตรงกับของจริง จะกลายเป็นปัญหาให้นักบัญชีตอนปิดยอดปลายเดือน

จุดที่คนมักมองข้ามคือ "จำนวนในใบกำกับภาษีตรงกับของที่นับได้จริงหรือเปล่า" ไม่ใช่แค่ราคารวมตรงกัน เพราะบางครั้งซัพพลายเออร์ส่งของขาดหรือเกินจากใบกำกับภาษี แต่พนักงานเซ็นรับไปแล้วโดยไม่ทันสังเกต พอสแกนเทียบจำนวนทีละล็อต ความคลาดเคลื่อนแบบนี้จะโผล่ขึ้นมาให้เห็นตั้งแต่หน้าเคาน์เตอร์รับของ ไม่ใช่ตอนกระทบยอดปลายเดือนที่แก้ไขยากกว่ามาก

ราคาโปรแกรมร้านขายยาที่ทำเรื่องนี้ได้ เดือนละเท่าไหร่

PharmaPOS มีแพ็ก Free ให้ใช้ฟรีตลอดไป 1 สาขา 1 ผู้ใช้ 300 บิลต่อเดือน ได้ทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 ครบตั้งแต่แพ็กนี้ ถ้าร้านบิลเยอะขึ้นหรือมีพนักงานหลายคน อัปเป็น Starter 590 บาทต่อสาขาต่อเดือน (บิลไม่จำกัด 3 ผู้ใช้) หรือ Pro 990 บาทต่อสาขาต่อเดือนสำหรับร้านหลายสาขาที่อยากเห็นสต็อกทุกสาขาพร้อมกัน ราคายังไม่รวม VAT และถ้าจ่ายรายปีลดเหลือเท่ากับจ่าย 10 เดือน ไม่มีค่าแรกเข้า ไม่ต้องผูกบัตรเครดิตตั้งแต่วันสมัคร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สแกนเช็คล็อตตอนรับยา ต้องมีเครื่องสแกนแยกไหม ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องสแกนเฉพาะทาง ใช้กล้องมือถือหรือแท็บเล็ตธรรมดาสแกนบาร์โค้ดผ่านหน้าจอ PharmaPOS ได้เลย หรือถ้ามีเครื่องสแกนเลเซอร์แบบ USB ที่ร้านใช้อยู่แล้วก็เชื่อมต่อใช้งานร่วมกันได้

ถ้าล็อตที่สแกนไม่ตรงกับใบกำกับภาษี ระบบทำอะไรให้ ระบบจะไม่ให้กดยืนยันรับเข้าสต็อกจนกว่าจะแก้ไขจุดที่คลาดเคลื่อน พร้อมขึ้นแจ้งเตือนบอกว่าล็อตหรือจำนวนตรงไหนไม่ตรง ให้พนักงานเช็คกับพนักงานส่งของก่อนรับจริง กันของผิดล็อตขึ้นสต็อกไปแล้วค่อยมาแก้ทีหลัง

ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานทั้งหมดจากมือเป็นสแกนทันทีเลยไหม ไม่ต้อง ร้านที่เพิ่งเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ PharmaPOS ทยอยปรับได้ เริ่มจากยาที่หมุนเวียนเร็วหรือยาควบคุมก่อน แล้วค่อยขยายไปทุกรายการเมื่อพนักงานคุ้นมือ

ข้อมูลล็อตที่สแกนตอนรับยา เชื่อมกับระบบ FEFO อัตโนมัติไหม เชื่อมอัตโนมัติ พอสแกนรับเข้าสต็อก ระบบจะบันทึกวันหมดอายุของล็อตนั้นไว้ แล้วเรียงคิวขายตามหลัก FEFO ให้เอง ไม่ต้องมานั่งจัดเรียงชั้นยาด้วยมืออีกรอบ

อยากรู้ว่าร้านคุณรับยากี่รายการต่อเช้าแล้วเสียเวลาไปกับการเช็คด้วยตาเท่าไหร่ สมัครแพ็ก Free ที่ pharmaposthai.vercel.app แล้วลองสแกนรับของจริงในรอบถัดไปดูเลย