โปรแกรมร้านขายยา แจ้งเตือนสต็อกยาใกล้หมด สั่งซื้อทันเวลา ตั้งจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) ยังไงไม่ให้ยาขาดหรือเงินจม

จุดสั่งซื้อยา (Reorder Point) คือระดับสต็อกที่พอเห็นแล้วต้องกดสั่งซื้อทันที ไม่ใช่รอให้ยาใกล้หมดแล้วค่อยนึกได้ วิธีคำนวณคือเอา ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน คูณ จำนวนวันที่ซัพพลายเออร์ใช้ส่งของ (Lead Time) แล้วบวกด้วย Safety Stock กันเหตุไม่คาดฝันอย่างลูกค้าแห่ซื้อหรือของมาช้ากว่านัด ร้านที่ตั้งค่านี้ไว้ในโปรแกรมร้านขายยา ระบบจะแจ้งเตือนสต็อกยาใกล้หมดล่วงหน้าให้เอง ไม่ต้องรอให้ยาหมดชั้นก่อนถึงจะรู้ตัว

เภสัชกรหลายคนคุมสต็อกด้วยความเคยชินหรือ "ความรู้สึกว่าใกล้หมดแล้วมั้ง" ผลคือสองปัญหาสลับกันไม่จบ ยาขายดีบางตัวขาดจนต้องปฏิเสธลูกค้าหน้าร้าน กับยาบางตัวสั่งมาเผื่อไว้เยอะเกินจนเงินจมอยู่ในชั้น บทความนี้จะพาคำนวณ Reorder Point แบบใช้ได้จริง และตั้งค่าให้ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ไม่ต้องนั่งนับมือทุกเช้า

จุดสั่งซื้อยา (Reorder Point) คืออะไร ทำไมร้านขายยาต้องคำนวณเอง

Reorder Point คือจำนวนสต็อกขั้นต่ำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า พอสต็อกยาตัวไหนลดลงมาถึงจุดนี้ แปลว่าต้องสั่งซื้อรอบใหม่ทันที ไม่ใช่ตัวเลขที่กะเอาได้ เพราะแต่ละรายการยามีความเร็วในการขายและระยะเวลารอของไม่เท่ากัน

ยาความดันที่ขายทุกวันกับยาแก้แพ้ตามฤดูกาล ใช้จุดสั่งซื้อเดียวกันไม่ได้แน่นอน ร้านที่ยังจดสต็อกด้วยมือหรือเปิด Excel เช็คทีละแถว มักตั้งจุดสั่งซื้อแบบเผื่อเหนียวไว้สูงๆ เพราะกลัวขาด สุดท้ายเงินทุนไปจมอยู่กับสต็อกที่หมุนช้า หรือไม่ก็ลืมเช็คจนยาหมดจริงๆ แล้วต้องเสียลูกค้าประจำไปเพราะ "ร้านนี้ยาไม่มี"

ถ้าอยากรู้ว่าการนับสต็อกมือแบบเดิมกินเวลาเภสัชกรไปเท่าไหร่ต่อเดือน อ่านเพิ่มได้ที่ ต้นทุนแฝงที่ร้านขายยาไม่เคยคิด

สูตรคำนวณจุดสั่งซื้อยา (Reorder Point) แบบใช้ได้จริง

สูตรพื้นฐานคือ Reorder Point = (ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × Lead Time) + Safety Stock

ลองสมมติเพื่อให้เห็นภาพ (ไม่ใช่ตัวเลขจากลูกค้ารายใดรายหนึ่ง): ยาตัวหนึ่งขายเฉลี่ยวันละ 10 เม็ด ซัพพลายเออร์ใช้เวลาส่งของ 4 วันนับจากวันที่สั่ง แปลว่าระหว่างรอของ ร้านจะขายไปประมาณ 40 เม็ด ถ้าไม่มี Safety Stock เลย สต็อกอาจหมดพอดีก่อนของมาถึง ถ้าตั้ง Safety Stock ไว้อีก 15 เม็ดกันเหตุฉุกเฉิน จุดสั่งซื้อของยาตัวนี้ก็จะอยู่ที่ 55 เม็ด พอสต็อกลดลงมาแตะ 55 คือสัญญาณให้กดสั่งซื้อทันที

ตัวเลข "ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน" ต้องคำนวณจากข้อมูลจริงของแต่ละร้าน ไม่ใช่กะเอา ถ้าใช้ Excel ต้องดึงยอดขายย้อนหลังมาหารเฉลี่ยเอง แต่ถ้าระบบขายหน้าร้านบันทึกทุกบิลอยู่แล้ว ตัวเลขนี้ควรคำนวณให้อัตโนมัติจากประวัติการขายจริง ไม่ต้องนั่งไล่บวกลบเอง

Safety Stock ตั้งเท่าไหร่ถึงจะพอดี ไม่ตุนจนเงินจม

Safety Stock ไม่ใช่ตัวเลขลอยๆ ที่เผื่อไว้ให้อุ่นใจ แต่คำนวณจากส่วนต่างระหว่างสถานการณ์ที่แย่ที่สุดกับสถานการณ์ปกติ สูตรที่ใช้กันทั่วไปคือ

Safety Stock = (ยอดขายสูงสุดต่อวัน × Lead Time นานสุด) − (ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × Lead Time เฉลี่ย)

พูดง่ายๆ คือดูว่าถ้าวันที่ขายดีที่สุดบวกกับของมาช้าที่สุดพร้อมกัน ร้านต้องมีสต็อกสำรองเท่าไหร่ถึงจะไม่ขาด ยาบางตัวซัพพลายเออร์ส่งตรงเวลาทุกครั้ง Safety Stock ก็ตั้งน้อยได้ แต่ยาที่ต้องรอนำเข้าหรือของขาดตลาดบ่อย ต้องเผื่อมากกว่าปกติ

จุดที่ร้านส่วนใหญ่พลาดคือใช้ Safety Stock ตัวเดียวกันกับยาทุกตัว ทั้งที่ยาแต่ละรายการมีพฤติกรรมการขายและความเสี่ยงเรื่องซัพพลายเออร์ไม่เหมือนกันเลย

ตั้งค่า Reorder Point ในโปรแกรมร้านขายยา PharmaPOS ยังไง

ใน PharmaPOS ทำได้โดยไม่ต้องคำนวณมือทุกรายการ

ขั้นที่ 1 ระบบดึงยอดขายเฉลี่ยต่อวันของยาแต่ละตัวจากประวัติการขายจริงที่บันทึกผ่านหน้าร้านอยู่แล้ว ไม่ต้องเปิด Excel มานั่งหารเฉลี่ยเอง

ขั้นที่ 2 กรอก Lead Time ของซัพพลายเออร์แต่ละราย เพราะยาบางตัวสั่งจากยี่ปั๊วใกล้ร้านได้ของใน 1-2 วัน บางตัวต้องรอโรงงานนำเข้า 7-10 วัน ตั้งแยกตามซัพพลายเออร์จริง

ขั้นที่ 3 ตั้ง Safety Stock ตามความเสี่ยงของยาแต่ละรายการ ยาที่ขายดีและของมาไม่แน่นอนตั้งสูงหน่อย ยาที่ขายช้าและซัพพลายเออร์ส่งตรงเวลาตั้งต่ำได้

พอตั้งครบ ระบบคำนวณจุดสั่งซื้อให้อัตโนมัติ และเมื่อสต็อกยาตัวไหนลดลงถึงจุดที่ตั้งไว้ ระบบจะแจ้งเตือนทันทีให้เภสัชกรเห็นตั้งแต่หน้าจัดการสต็อก ไม่ต้องรอให้ลูกค้ามาถามหาแล้วค่อยรู้ว่ายาหมด

แจ้งเตือนสต็อกยาใกล้หมดอัตโนมัติ ต่างจากนับมือหรือ Excel ยังไง

ต่างกันตรงที่ "ใครเป็นคนตัดสินใจ" ระบบมือหรือ Excel ต้องให้คนเปิดไฟล์มาไล่เช็คทีละแถวว่าตัวไหนใกล้หมด ถ้าวันนั้นร้านคนเยอะหรือเภสัชกรลาป่วย รายการนั้นก็ถูกข้ามไปเงียบๆ

ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติกลับด้าน คือให้ตัวเลขจุดสั่งซื้อที่ตั้งไว้เป็นคนเตือนคนแทน ไม่ต้องมีใครจำหรือมานั่งไล่เช็ค ยิ่งร้านที่มีสต็อกยาเป็นร้อยเป็นพันรายการ การพึ่งความจำหรือตารางที่ต้องเปิดเองแทบเป็นไปไม่ได้ที่จะไม่มีตัวไหนหลุดสายตา

ร้านที่มีหลายสาขาปัญหานี้จะยิ่งซ้ำ เพราะสต็อกแต่ละสาขาไม่เชื่อมกัน แต่ละที่ต้องเช็คแยกกันเอง ถ้าอยากดูวิธีจัดการสต็อกหลายสาขาไม่ให้หลุดจุดสั่งซื้อ อ่านต่อได้ที่ บริหารร้านยาหลายสาขา ไม่ให้สต็อกชนกัน

Reorder Point กับ FEFO ต่างกันยังไง เพราะเป็นปัญหาคนละด้าน

Reorder Point แก้ปัญหา "ยาขาด" ส่วน FEFO (First Expired, First Out) แก้ปัญหา "ยาค้างจนหมดอายุ" สองเรื่องนี้อยู่คนละขั้วของสต็อกเลย

ร้านที่ตั้ง Safety Stock สูงเกินไปเพื่อกันยาขาด อาจไปเจอปัญหาใหม่คือสต็อกค้างจนหมดอายุ ในทางกลับกันร้านที่กลัวยาค้างจนสั่งน้อยเกินไป ก็เสี่ยงยาขาดบ่อย จุดสมดุลคือต้องตั้ง Reorder Point ให้แม่นตามยอดขายจริง พร้อมกับดูแลสต็อกเดิมด้วยระบบ FEFO ควบคู่กันไป ถ้ายังไม่เคยอ่านเรื่องการจัดการยาใกล้หมดอายุ ดูรายละเอียดได้ที่ ยาใกล้หมดอายุคือเงินจม วิธีไม่ให้ร้านขายยาขาดทุนจากสต็อกค้าง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Reorder Point ต่างจาก Safety Stock ยังไง Reorder Point คือจุดที่สต็อกลดลงมาแล้วต้องสั่งซื้อทันที ส่วน Safety Stock คือสต็อกสำรองส่วนหนึ่งที่ถูกรวมอยู่ในสูตรคำนวณ Reorder Point เพื่อกันเหตุไม่คาดฝัน ไม่ใช่ตัวเลขคนละชุดที่แยกจากกัน

ยาทุกตัวต้องตั้ง Reorder Point เหมือนกันไหม ไม่ควร ยาแต่ละตัวมียอดขายเฉลี่ยและ Lead Time ของซัพพลายเออร์ไม่เท่ากัน ยาขายดีที่ของมาช้าควรตั้งจุดสั่งซื้อสูงกว่ายาที่ขายช้าและของมาเร็ว

ถ้าไม่มีข้อมูลยอดขายย้อนหลัง จะคำนวณ Reorder Point ยังไง เริ่มจากประเมินคร่าวๆ จากประสบการณ์หน้าร้านไปก่อน แล้วปรับตามข้อมูลจริงหลังใช้ระบบขายหน้าร้านสัก 1-2 เดือน ยิ่งมีประวัติการขายสะสมมากเท่าไหร่ ตัวเลขยิ่งแม่นขึ้นเท่านั้น

โปรแกรมร้านขายยาที่แจ้งเตือนสต็อกใกล้หมดอัตโนมัติ ต้องตั้งค่าซับซ้อนไหม ถ้าระบบดึงยอดขายเฉลี่ยจากประวัติการขายให้อัตโนมัติ เภสัชกรกรอกแค่ Lead Time ของซัพพลายเออร์กับ Safety Stock ต่อรายการเท่านั้น ไม่ต้องคำนวณมือทั้งหมด

ร้านสาขาเดียวจำเป็นต้องตั้ง Reorder Point ไหม หรือใช้ POS ธรรมดาพอ จำเป็นเหมือนกัน เพราะปัญหายาขาดสต็อกไม่เกี่ยวกับจำนวนสาขา แต่เกี่ยวกับจำนวนรายการยาที่ต้องดูแล ร้านสาขาเดียวที่มีสต็อกหลายร้อยรายการก็เสี่ยงยาขาดได้พอกัน ถ้าไม่มีระบบแจ้งเตือนช่วย

อยากเห็นว่าหน้าจอตั้งจุดสั่งซื้อและแจ้งเตือนสต็อกใกล้หมดของ PharmaPOS ทำงานจริงยังไง เข้าไปดูฟีเจอร์ทั้งหมดได้ที่ pharmaposthai.vercel.app