โปรแกรมร้านขายยา หลายสาขา เชื่อมสต็อก แก้ปัญหายาหมดอายุค้าง-ขย.หลุดกำหนด

โปรแกรมร้านขายยาหลายสาขา เชื่อมสต็อก คือระบบที่รวมข้อมูลสต็อกยา ทะเบียน ขย. และยอดขายของทุกสาขาไว้ที่เดียว แทนที่จะแยกไฟล์ Excel หรือสมุดบันทึกของแต่ละสาขา เจ้าของร้านหรือเภสัชกรผู้จัดการเห็นสต็อก lot ยาใกล้หมดอายุ และวันครบกำหนดต่อทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 ของทุกสาขาได้จากหน้าจอเดียว ไม่ต้องโทรถามแต่ละสาขาหรือรวมไฟล์เองทุกสิ้นเดือน

ถ้าคุณเป็นเจ้าของร้านยา 2 สาขาขึ้นไป แล้วยังรู้สึกว่าแต่ละสาขา "เป็นเกาะ" ข้อมูลไม่เชื่อมกัน บทความนี้จะพาไล่เช็คทีละจุดว่าปัญหาที่เจออยู่ตอนนี้เกิดจากอะไร แล้วควรวางระบบยังไงให้ไม่ต้องมานั่งลุ้นตอนเจ้าหน้าที่มาตรวจ

ทำไมร้านยาหลายสาขาถึงเจอปัญหาสต็อกชนกัน

สต็อกชนกันเกิดเพราะแต่ละสาขาสั่งซื้อและนับสต็อกแยกกัน โดยไม่มีใครเห็นภาพรวมทั้งหมดพร้อมกัน สาขา A ยาตัวหนึ่งเหลือเยอะจนใกล้หมดอายุ ในขณะที่สาขา B ขาดสต็อกตัวเดียวกันแล้วต้องสั่งซื้อเพิ่ม

เรื่องแบบนี้เกิดขึ้นได้ง่ายมากถ้ายังใช้ Excel คนละไฟล์ต่อสาขา เพราะไม่มีใครอัปเดตพร้อมกันแบบเรียลไทม์ กว่าผู้จัดการจะรวมไฟล์มาดู ก็เป็นข้อมูลของเมื่อวานหรือเมื่อสัปดาห์ที่แล้วไปแล้ว

ปัญหาที่ตามมาคือต้นทุนจม ยาที่ค้างสาขาหนึ่งกลายเป็นของหมดอายุทิ้งเปล่า ทั้งที่ถ้าโอนไปอีกสาขาที่ขายได้ก็จะไม่เสียของ นี่คือจุดที่ระบบที่เชื่อมสต็อกทุกสาขาแบบเรียลไทม์เข้ามาแก้ได้ตรงจุด เพราะทุกสาขาเห็นตัวเลขเดียวกัน ผู้จัดการสั่งโอนยาข้ามสาขาได้ทันทีที่เห็นความไม่สมดุล

FEFO คืออะไร ทำไมร้านยาต้องใช้จัดการสต็อกใกล้หมดอายุ

FEFO ย่อมาจาก First Expired, First Out คือหลักการจัดการสต็อกที่ให้ยา lot ที่หมดอายุก่อนถูกหยิบขายออกก่อน ไม่ใช่ยึดตามวันที่รับเข้ามาก่อน-หลังแบบ FIFO ทั่วไป

ร้านยาต้องใช้ FEFO เพราะยาแต่ละ lot มีวันหมดอายุต่างกัน ต่อให้รับ lot ใหม่เข้ามาทีหลัง แต่ถ้า lot เก่าที่มีอยู่ใกล้หมดอายุกว่า ก็ต้องหยิบ lot เก่าออกขายก่อนเสมอ

ปัญหาคือถ้าคุมสต็อกด้วยมือหรือ Excel พนักงานหน้าร้านมักหยิบยาจากตำแหน่งที่หยิบง่ายที่สุด ไม่ได้เช็ควันหมดอายุทุกครั้ง โดยเฉพาะช่วงคนแน่นร้าน ผลคือ lot เก่าถูกทิ้งไว้ด้านในจนหมดอายุ ในขณะที่ lot ใหม่ถูกขายไปก่อน

ระบบ POS ที่คุมสต็อกแบบ lot และวันหมดอายุ อย่าง PharmaPOS จะดึง lot ที่ใกล้หมดอายุที่สุดขึ้นมาให้เลือกก่อนตอนคีย์ขาย เภสัชกรไม่ต้องจำเองว่า lot ไหนควรออกก่อน ระบบจัดลำดับให้อัตโนมัติ ลดยาค้างสต็อกจนหมดอายุได้ตรงจุด

ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไงบ้าง

ขย.9 คือทะเบียนยาอันตรายที่ขายออกทุกครั้ง ขย.10 คือทะเบียนยาที่ต้องรายงานการซื้อขายยาควบคุมพิเศษ และ ขย.11 คือทะเบียนที่เกี่ยวกับวัตถุออกฤทธิ์ ทั้งสามตัวต้องบันทึกทุกครั้งที่มีการขายและต้องเก็บไว้ให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

งานยากของเรื่องนี้ไม่ใช่ตัวกฎหมาย แต่คือวินัยในการกรอก ร้านที่คนแน่น พนักงานขายเสร็จแล้วมักลืมมากรอกทะเบียนตอนหลัง พอครบเดือนถึงมานั่งไล่เขียนย้อนจากความจำ ซึ่งเสี่ยงข้อมูลผิดและเสี่ยงโดนตรวจพบว่าทะเบียนไม่ตรงกับการขายจริง

ยิ่งร้านมีหลายสาขา ความเสี่ยงยิ่งทวีคูณ เพราะต้องตามแต่ละสาขาแยกกันว่าใครกรอกครบหรือยัง ใครลืม ใครทำผิดฟอร์แมต จุดนี้เองที่ทำให้หลายร้านเลือกเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ที่ออกทะเบียนให้ทันทีตอนคีย์ขายเสร็จ ไม่ต้องมานั่งกรอกซ้ำ

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยาต้องเตรียมอะไรบ้าง

การเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา เริ่มจาก 3 ขั้นตอนหลัก คือย้ายข้อมูลสต็อกและรายชื่อยาเข้าระบบ ตั้งค่าผู้ใช้งานแต่ละสาขา แล้วอบรมพนักงานให้คุ้นมือกับหน้าจอขายก่อนเปิดใช้จริง

ขั้นตอนที่มักถูกมองข้ามคือการเทียบสต็อกจริงกับตัวเลขในระบบตอนเริ่มใช้งานครั้งแรก เพราะถ้าตัวเลขตั้งต้นผิด ระบบจะเตือน FEFO และแจ้งเตือน ขย. ผิดไปตลอด ควรใช้เวลาปิดร้านสัก 1 วันเพื่อนับสต็อกจริงให้ตรงกับระบบก่อนเริ่มขาย

อีกจุดที่ร้านหลายสาขามักกังวลคือพนักงานเก่าที่ใช้เมาส์คีย์ POS มานาน จะปรับตัวได้ไหม PharmaPOS ออกแบบมาแบบ keyboard-first ให้คีย์ขายด้วยคีย์บอร์ดล้วนไม่ต้องใช้เมาส์ พร้อมพิมพ์ใบเสร็จขนาด 80mm ทันที ซึ่งจริงๆ แล้วเร็วกว่าคลิกเมาส์หลายจังหวะ พนักงานที่คุ้นเคยกับ POS ทั่วไปมักปรับตัวได้ภายในไม่กี่วันแรก

เปิดร้านขายยาใหม่ ต้องใช้โปรแกรมอะไรบ้าง

ร้านขายยาที่เปิดใหม่ ต้องมีอย่างน้อย 3 ระบบคือ ระบบขายหน้าร้านที่ออกใบเสร็จได้ถูกต้อง ระบบคุมสต็อกที่แยก lot และวันหมดอายุได้ และระบบทะเบียนยาตามกฎหมายที่ ขย. กำหนด

ร้านที่เพิ่งเปิดสาขาแรกอาจคิดว่ายังไม่จำเป็นต้องใช้ระบบที่รองรับหลายสาขา แต่ถ้าวางแผนจะขยายในอนาคต การเลือกระบบที่รองรับหลายสาขาตั้งแต่ต้นจะประหยัดกว่าการย้ายระบบทีหลัง เพราะข้อมูลลูกค้า สต็อก และทะเบียนยาสาขาแรกจะต่อยอดไปสาขาถัดไปได้ทันทีโดยไม่ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่

นอกจากระบบขาย-สต็อก-ทะเบียนแล้ว ร้านที่มีพนักงานหลายคนต่อสาขายังควรมีระบบตารางเวรเภสัชกรและสลิปเงินเดือนร้านยาแยกจากงานเอกสารตัวอื่น เพื่อไม่ให้เจ้าของร้านต้องมานั่งทำเงินเดือนด้วยมือทุกสิ้นเดือน ซึ่ง PharmaPOS มีโมดูลนี้รวมอยู่ในระบบเดียวกันแล้ว ไม่ต้องต่อโปรแกรมแยก

โปรแกรม POS ร้านขายยาแบบ keyboard ไม่ต้องใช้เมาส์ ดีกว่ายังไง

POS แบบ keyboard-first ดีกว่าตรงที่คีย์ขายเร็วกว่าคลิกเมาส์หลายครั้งต่อรายการ โดยเฉพาะช่วงคนแน่นร้านที่ทุกวินาทีมีผล

การขายด้วยเมาส์ต้องเล็งคลิกทีละรายการ สลับหน้าจอ ค้นหายา แล้วคลิกเลือกจำนวน แต่ละขั้นตอนใช้เวลาสะสม ในขณะที่คีย์บอร์ดพนักงานพิมพ์รหัสยาหรือชื่อย่อแล้วกดต่อได้เลยไม่ต้องยกมือไปจับเมาส์

ร้านที่ลูกค้าต่อคิวช่วงเช้าหรือเย็นจะรู้สึกความต่างชัดตอนคีย์ขายเร็วขึ้น คิวเดินเร็วขึ้น ลูกค้าไม่หงุดหงิดรอนาน และพนักงานก็ทำงานสบายขึ้นเพราะมือไม่ต้องสลับไปมาระหว่างคีย์บอร์ดกับเมาส์ตลอดกะ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ร้านยาหลายสาขาจำเป็นต้องเชื่อมสต็อกกันจริงไหม ถ้าแต่ละสาขาขายดีอยู่แล้ว จำเป็น เพราะแม้แต่ละสาขาขายดี แต่ถ้าไม่เห็นภาพรวมสต็อกร่วมกัน ก็ยังเสี่ยงยาหมดอายุค้างที่สาขาหนึ่งขณะอีกสาขาขาดสต็อกตัวเดียวกันอยู่ดี

FEFO ต่างจาก FIFO ยังไง FEFO เรียงตามวันหมดอายุก่อนหลัง ส่วน FIFO เรียงตามวันที่รับเข้าคลังก่อนหลัง ร้านยาต้องใช้ FEFO เพราะยาแต่ละ lot หมดอายุไม่พร้อมกัน

ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องกรอกทุกครั้งที่ขายเลยไหม ต้องบันทึกทุกครั้งที่มีการขายยาที่อยู่ในกลุ่มควบคุม ถ้าใช้ระบบที่ออกทะเบียนอัตโนมัติจากการขายหน้าร้าน จะไม่ต้องมานั่งกรอกซ้ำภายหลัง

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา ต้องหยุดขายกี่วัน ส่วนใหญ่ใช้เวลาเตรียมข้อมูลและนับสต็อกจริงราว 1 วันปิดร้าน ไม่ต้องหยุดขายยาวหลายวัน ถ้าเตรียมรายชื่อยาและสต็อกไว้ล่วงหน้า

PharmaPOS รองรับร้านยาหลายสาขาจริงไหม รองรับ ตัวระบบรวมข้อมูลสต็อก lot วันหมดอายุ และทะเบียน ขย.9/10/11 ของทุกสาขาไว้หน้าจอเดียว ดูได้ทันทีว่าสาขาไหนสต็อกใกล้หมดอายุหรือใกล้ถึงกำหนดต่อทะเบียน

ถ้าร้านคุณกำลังคุมสต็อกและทะเบียน ขย. แยกแต่ละสาขาด้วย Excel อยู่ ลองเข้าไปดูตัวระบบจริงที่ pharmapos-six.vercel.app แล้วลองคีย์ขายดูเองว่าเร็วขึ้นแค่ไหน