ระบบคุมสต็อกยา lot วันหมดอายุ: ย้ายจาก Excel นับสต็อกยังไงไม่ให้ตัวเลขเพี้ยน

ย้ายสต็อกเข้าระบบคุมสต็อกยา lot วันหมดอายุ ให้ตัวเลขไม่เพี้ยน ต้องเริ่มจากนับสต็อกจริงบนชั้นยาทีละ lot ก่อนคีย์เข้าระบบ ไม่ใช่ก็อปยอดรวมจากไฟล์ Excel เก่ามาทั้งดุ้น

เหตุผลง่ายๆ คือ Excel ส่วนใหญ่เก็บแค่ชื่อยา + จำนวนรวม ไม่เคยแยกว่ายา 200 เม็ดที่เหลือ มาจาก lot ไหนบ้าง หมดอายุวันไหนบ้าง พอเปิดระบบใหม่ที่ต้องรู้ทุก lot ตัวเลขจะเริ่มเพี้ยนตั้งแต่วันแรกที่เปิดขาย

บทความนี้โฟกัสเฉพาะขั้นตอน onboarding ที่ปวดหัวที่สุด คือการนับสต็อกจริงพร้อม lot/วันหมดอายุ ก่อนกรอกเข้าระบบ — เป็นขั้นตอนที่ PharmaPOS เจอซ้ำๆ ตอนช่วยร้านยาย้ายจาก Excel มาใช้ระบบ

ทำไมย้ายจาก Excel มาเข้าระบบ lot/วันหมดอายุ ตัวเลขถึงเพี้ยนง่าย

ตัวเลขเพี้ยนเพราะ Excel นับสต็อกแบบ "รวมยอด" แต่ระบบ lot ต้องการ "แยกยอดตาม lot" ซึ่งเป็นข้อมูลคนละชั้นกัน

ลองนึกภาพร้านที่มี Paracetamol 500 อยู่ในสต็อก 300 เม็ด บน Excel เขียนแค่ "Paracetamol 500 = 300" แต่ในความจริงอาจมาจาก 3 lot ที่สั่งซื้อคนละรอบ หมดอายุคนละเดือน ถ้าตอนคีย์เข้าระบบใหม่กรอกเป็น 1 lot รวด ระบบจะจัดลำดับขาย FEFO (First Expired First Out) ผิดตั้งแต่ต้น ยาที่ควรขายก่อนเพราะใกล้หมดอายุ อาจถูกดันไปอยู่หลังสุด แล้วค้างชั้นจนหมดอายุจริง

นี่คือจุดที่ร้านที่เพิ่งเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยาต้องวางแผนช่วงนับสต็อกให้ดีตั้งแต่ก่อนวันเปิดระบบจริง ไม่ใช่ค่อยแก้ทีหลัง

นับสต็อกยาที่มีอยู่จริงก่อนย้ายระบบ ต้องเตรียมอะไรบ้าง

ต้องเตรียม 3 อย่างก่อนเริ่มนับ คือ วันปิดร้านนับสต็อก (หรือแบ่งนับเป็นโซน), แบบฟอร์มนับที่มีช่องแยก lot + วันหมดอายุชัดเจน และคนช่วยนับอย่างน้อย 2 คนเพื่อทวนตัวเลข

ขั้นตอนที่แนะนำให้ทำตามลำดับ:

1. เลือกวันนับ — เลือกช่วงที่ลูกค้าบางที่สุด เช่น เช้าก่อนเปิดร้าน หรือแบ่งนับทีละหมวดยา (ยาแก้ปวด, ยาลดไข้, ยาควบคุม) แทนการนับทั้งร้านวันเดียว
2. หยิบยาออกมาดูทีละกล่อง/ขวด — อย่านับจากที่จำได้ ต้องหยิบจริงเพราะยาบางตัวถูกเติมสต็อกไปแล้วโดยไม่ได้อัปเดต Excel
3. จดแยก lot ทันทีที่หยิบ — เขียนเลข lot + วันหมดอายุ + จำนวนที่เหลือของ lot นั้น ลงกระดาษหรือมือถือก่อน ค่อยกรอกเข้าระบบทีหลัง
4. ทวนยอดกับใบรับยา (invoice) เก่า ถ้ายังมีเก็บไว้ — ช่วยยืนยัน lot และวันหมดอายุที่ไม่ชัดบนกล่อง

ถ้าร้านมีหลายสาขา ขั้นตอนนี้ต้องทำพร้อมกันทุกสาขาในช่วงเวลาใกล้กัน ไม่งั้นสต็อกที่โอนย้ายระหว่างสาขาจะซ้อนทับกันตอนคีย์เข้าระบบ

ยาหลาย lot ปนกันในขวดเดียว นับยังไงให้ถูก

หลักการคือ ให้จับกลุ่มตามวันหมดอายุที่ใกล้ที่สุดเป็น lot อ้างอิงหลัก แล้วแยกจำนวนที่เหลือของ lot เก่าออกมาเป็นรายการย่อยต่างหาก อย่ารวมเป็น lot เดียวเด็ดขาด

ปัญหานี้เจอบ่อยกับยาน้ำ ยาเม็ดที่แบ่งขายจากขวดใหญ่ หรือร้านที่เติมสต็อกโดยเทยาล็อตใหม่ปนกับล็อตเก่าในขวดเดียวกันมานาน วิธีแก้ที่ทำได้จริงหน้างาน:

• นับจำนวนรวมในขวดก่อน แล้วเทียบกับใบรับยาย้อนหลัง 2-3 รอบล่าสุด เพื่อประมาณว่าล็อตไหนเหลือกี่เม็ด
• ถ้าแยกไม่ได้จริงๆ ให้กรอกยอดที่เหลือทั้งหมดเป็น lot ที่หมดอายุเร็วที่สุดเท่าที่ทราบ เพื่อให้ระบบดันขายก่อนแบบ FEFO ไว้ก่อน ดีกว่าเสี่ยงขายยาหมดอายุโดยไม่รู้ตัว
• ตั้งกฎใหม่ทันทีหลังย้ายระบบ ห้ามเทยาล็อตใหม่ปนขวดเก่าอีก ให้แยกภาชนะต่อ lot แม้จะเปลืองที่เก็บขึ้นนิดหน่อยก็ตาม

กฎข้อสุดท้ายนี้สำคัญมาก เพราะถ้ายังปนกันต่อหลังเปิดระบบ ปัญหาเดิมจะย้อนกลับมาอีกภายในไม่กี่เดือน

ยาที่ไม่มีวันหมดอายุระบุ ควรจัดการยังไง

ถ้ากล่อง/แผงไม่มีวันหมดอายุพิมพ์ไว้ ให้ยึดวันหมดอายุจากใบรับยา (invoice) จากซัพพลายเออร์เป็นหลัก อย่าเดาหรือปล่อยว่างในระบบ

ยาบางประเภท เช่น ยาที่แบ่งบรรจุจากแผงใหญ่ หรือยาแบ่งเม็ดขาย มักไม่มีวันหมดอายุติดที่หน่วยย่อย วิธีจัดการที่ใช้ได้จริง:

• เช็คใบรับยาจากซัพพลายเออร์ก่อน ถ้ายังเก็บย้อนหลังได้ 6-12 เดือน มักมีวันหมดอายุระบุไว้
• ถ้าหาไม่เจอเลย ให้โทรถามซัพพลายเออร์ตรง เพราะเขามีข้อมูล lot ที่ส่งให้ร้านย้อนหลังได้
• กรณีเลวร้ายสุดที่หาวันหมดอายุจริงไม่ได้เลย ให้ตั้งวันหมดอายุแบบระมัดระวัง (conservative) คือประมาณให้เร็วกว่าความเป็นจริง เพื่อให้ระบบเตือนและดันขายก่อน ดีกว่าไม่มีการเตือนเลย

ขั้นตอนนี้เชื่อมโยงกับหลักการของระบบคุมสต็อกยาแบบ Lot และวันหมดอายุ (FEFO) ที่ระบบใช้จัดลำดับขายยาใกล้หมดอายุก่อนโดยอัตโนมัติ — ถ้าข้อมูลตั้งต้นตอนนับสต็อกผิด ระบบก็จะคำนวณลำดับ FEFO ผิดตามไปด้วย ต่อให้ระบบดีแค่ไหนก็ช่วยไม่ได้ถ้าข้อมูลตั้งต้นเพี้ยน

มีวิธีลดเวลานับสต็อกช่วง onboarding ให้เร็วขึ้นไหม

มี 3 วิธีที่ช่วยตัดเวลานับสต็อกจากที่ต้องใช้เป็นวันเหลือแค่ไม่กี่ชั่วโมง คือ นับเฉพาะยาหมุนเวียนสูงก่อน ใช้บาร์โค้ดช่วยแทนการจดมือ และเปิดขายคู่ขนานไปพร้อมกับทยอยคีย์ lot ที่เหลือ

• นับยาหมุนเวียนสูงก่อน — ยา 20% ที่ขายบ่อยที่สุดมักคิดเป็นมูลค่าสต็อกส่วนใหญ่ นับกลุ่มนี้ให้ครบก่อนแล้วค่อยไล่ยาที่ขายน้อย ระบบเปิดขายได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องรอนับครบ 100% ของร้าน
• ใช้บาร์โค้ดยาช่วยตอนคีย์ ถ้ายาตัวนั้นมีบาร์โค้ดผลิตภัณฑ์ ให้สแกนแทนการพิมพ์ชื่อยาทีละตัว ลดเวลาคีย์ผิดและคีย์ซ้ำ
• เปิดขายคู่ขนาน — ยาที่นับ+คีย์เข้าระบบแล้วเปิดขายได้เลย ส่วนที่ยังนับไม่เสร็จให้ขายแบบ manual คู่ขนานไปก่อน แล้วทยอยคีย์เข้าระบบทีละหมวดภายในสัปดาห์แรก ไม่ต้องรอปิดร้านนับให้ครบก่อนเปิดใช้งาน

หลังจากคีย์ครบแล้ว ระบบจะช่วยแจ้งเตือนยาใกล้หมดอายุอัตโนมัติต่อเนื่องไปเรื่อยๆ โดยไม่ต้องเปิด Excel มานั่งไล่ดูวันหมดอายุทีละแถวอีก และเมื่อครบรอบปีถัดไป การตรวจนับสต็อกยาประจำปีก็จะเร็วขึ้นมาก เพราะระบบมีข้อมูล lot ที่ถูกต้องเป็นฐานอยู่แล้ว ไม่ต้องเริ่มนับใหม่จากศูนย์แบบตอนย้ายจาก Excel

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ต้องนับสต็อกให้เสร็จ 100% ก่อนเปิดขายจริงไหม? ไม่จำเป็น ให้นับยาหมุนเวียนสูงก่อนแล้วเปิดขายได้เลย ส่วนที่เหลือทยอยนับและคีย์เข้าระบบคู่ขนานไปได้ภายในสัปดาห์แรก

ยาที่เหลือใกล้หมด (จำนวนน้อยมาก) จำเป็นต้องแยก lot ไหม? จำเป็น เพราะต่อให้เหลือแค่ไม่กี่เม็ด ถ้าเป็นยาที่ใกล้หมดอายุ ระบบต้องรู้ว่าเป็น lot ไหนเพื่อดันขายก่อนตามหลัก FEFO ไม่งั้นยาจะค้างจนหมดอายุโดยไม่มีการเตือน

ถ้าจำวันหมดอายุของ lot เก่าไม่ได้แล้ว ควรกรอกยังไง? ให้เช็คใบรับยาจากซัพพลายเออร์ก่อน ถ้าหาไม่ได้จริงๆ ให้ประมาณวันหมดอายุแบบระมัดระวังคือเร็วกว่าความจริง ดีกว่าปล่อยว่างหรือเดาแบบให้ช้ากว่าจริง

ใช้เวลานับสต็อกทั้งร้านประมาณกี่วัน? ขึ้นอยู่กับขนาดร้านและจำนวนรายการยา แต่ถ้าใช้วิธีนับยาหมุนเวียนสูงก่อนแล้วเปิดขายคู่ขนาน ร้านส่วนใหญ่ทยอยคีย์ครบภายในสัปดาห์แรกโดยไม่ต้องปิดร้านรอ

ถ้ากำลังวางแผนย้ายสต็อกร้านตัวเองจาก Excel เข้าระบบ lot/วันหมดอายุ ทักแชททีมงาน PharmaPOS ได้ที่ pharmaposthai.vercel.app ให้ช่วยวางแผนขั้นตอนนับสต็อกให้เหมาะกับขนาดร้านคุณ