โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ต่างจากจดมือแบบเดิมตรงไหน ประหยัดเวลาเภสัชกรได้กี่ชั่วโมงต่อเดือน

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ คือระบบที่ดึงข้อมูลจากรายการขายหน้าร้านมาสร้างทะเบียนยาให้ทันทีที่แคชเชียร์กดขาย ไม่ต้องเปิดสมุดหรือ Excel มาคีย์ซ้ำอีกรอบ ต่างจากการจดมือที่เภสัชกรต้องเขียนชื่อยา เลขทะเบียน จำนวน และข้อมูลผู้ซื้อเองทุกรายการ

ร้านที่มีรายการยาควบคุม/วัตถุออกฤทธิ์ต่อจิตประสาทเฉลี่ยวันละ 15-20 รายการ ถ้าจดมือจะกินเวลาเภสัชกรราวเดือนละ 6-8 ชั่วโมง (คำนวณจากเวลาคีย์เฉลี่ยรายการละ 2-3 นาที) ระบบอัตโนมัติตัดงานส่วนนี้ทิ้งไปเกือบหมด เหลือแค่ตรวจทานความถูกต้องก่อนพิมพ์ส่ง สสจ.

ทะเบียนยา ขย.9 คืออะไร ทำไมร้านขายยาต้องทำ

ขย.9 คือทะเบียนบันทึกการขายวัตถุออกฤทธิ์ต่อจิตและประสาทที่ร้านขายยาแผนปัจจุบันต้องจัดทำตามกฎหมาย บันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายยากลุ่มนี้ให้ลูกค้า พร้อมเลขทะเบียนยา จำนวน วันที่ และรายละเอียดผู้ซื้อ เพื่อให้ สสจ. ตรวจสอบย้อนหลังได้

ขย.9 มักถูกพูดถึงคู่กับ ขย.10 (ทะเบียนซื้อยาควบคุมพิเศษเข้าร้าน) และ ขย.11 (ทะเบียนขายยาควบคุมพิเศษ) เพราะทั้งสามตัวคือชุดเอกสารที่ สสจ. ขอดูพร้อมกันเวลาเข้าตรวจ ถ้าอยากเข้าใจภาพรวมว่าแต่ละตัวต่างกันยังไงและต้องทำครบตอนไหนบ้าง อ่านเพิ่มได้ที่ ทะเบียนยา ขย.9 ขย.10 ขย.11 ต้องทำยังไงบ้าง ฉบับเภสัชกรร้านยา

ร้านที่ไม่มีระบบช่วยมักตกม้าตายตรงนี้ ไม่ใช่เพราะไม่รู้กฎหมาย แต่เพราะงานเอกสารซ้ำซ้อนจนตามไม่ทันช่วงลูกค้าเยอะ

จดทะเบียน ขย.9 ด้วยมือหรือ Excel มีปัญหาอะไรตอน สสจ. เข้าตรวจ

ปัญหาหลักของการจดมือคือข้อมูลไม่ตรงกับยอดขายจริง เพราะเป็นการบันทึกแยกจากตอนขาย เภสัชกรต้องจำหรือรอคีย์ตอนปิดร้านซึ่งเป็นช่วงที่เหนื่อยที่สุดของวัน

สิ่งที่พบบ่อยในร้านที่ยังใช้สมุดหรือ Excel:

• เลขทะเบียนยาพิมพ์ผิดหรือคัดลอกจากกล่องยาไม่ครบ เพราะต้องเพ่งดูตัวเลขยาวๆ ทีละตัว
• ลืมบันทึกตอนร้านคนแน่น แล้วมานึกไม่ออกว่าขายให้ใครไปเท่าไหร่
• ยอดในทะเบียนกับยอดขายจริงในเครื่องคิดเงินไม่ตรงกัน เพราะคนละระบบ คนละเวลาบันทึก
• ไฟล์ Excel ถูกแก้ทับ ไม่มีรอยยืนยันว่าใครแก้เมื่อไหร่ ซึ่งเป็นจุดที่ สสจ. มักตั้งคำถาม

พอ สสจ. เข้าตรวจแล้วเจอข้อมูลไม่ตรง ต่อให้เป็นความผิดพลาดเล็กน้อยจากการกรอกมือ ก็กลายเป็นประเด็นที่ต้องชี้แจงและอาจกระทบตอนต่ออายุใบอนุญาต ร้านที่เพิ่งเปลี่ยนจากสมุดมาใช้ Excel แล้วยังเจอปัญหาแบบนี้อยู่ สาเหตุมักไม่ใช่ตัวโปรแกรม Excel เอง แต่เป็นเพราะข้อมูลยังต้องพึ่งคนคีย์ซ้ำอยู่ดี

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ทำงานต่างจากจดมือตรงไหน

ความต่างหลักคือจุดที่ข้อมูลถูกสร้างขึ้น จดมือสร้างทะเบียนหลังขาย ส่วนระบบอัตโนมัติสร้างทะเบียนพร้อมกับขาย

เมื่อแคชเชียร์สแกนบาร์โค้ดหรือกดขายยาควบคุม/วัตถุออกฤทธิ์ที่หน้า POS ระบบจะดึงเลขทะเบียนยา ชื่อยา จำนวน และเวลาที่ขายจากรายการนั้นมาบันทึกลงทะเบียน ขย.9 ให้ทันที ไม่ต้องมีขั้นตอน "จำแล้วมาคีย์ทีหลัง" อีกต่อไป ข้อมูลในทะเบียนกับยอดขายจริงจึงเป็นชุดเดียวกันเสมอ ตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกรายการว่าใครขาย ขายเมื่อไหร่ ขายเท่าไหร่

ส่วนนี้ทำงานร่วมกับระบบสต็อกยาแบบ lot และวันหมดอายุอยู่แล้ว เพราะทุกครั้งที่ขาย ระบบต้องรู้อยู่แล้วว่าตัดสต็อกจาก lot ไหน ข้อมูลที่ใช้สร้างทะเบียนจึงมาจากแหล่งเดียวกับที่ใช้คุมสต็อก ไม่ใช่คนละระบบที่ต้องมาเทียบกันทีหลัง ถ้าอยากรู้ว่าระบบ lot/FEFO ทำงานยังไงและช่วยลดยาหมดอายุค้างสต็อกได้อย่างไร อ่านต่อได้ที่ ระบบคุมสต็อกยาแบบ Lot และวันหมดอายุ (FEFO) คืออะไร ทำไมร้านขายยาต้องมี

เภสัชกรเปิดดูทะเบียน ขย.9 ย้อนหลังได้ทันทีตามช่วงวันที่ที่ต้องการ พิมพ์ส่ง สสจ. ได้โดยไม่ต้องมานั่งรวบรวมจากหลายไฟล์

ประหยัดเวลาเภสัชกรได้กี่ชั่วโมงต่อเดือน

ลองคิดจากงานจริงที่เภสัชกรต้องทำต่อการขาย 1 รายการ เมื่อจดมือ: หยิบสมุด เขียนชื่อยา เขียนเลขทะเบียน (มักยาว 10 กว่าหลัก) เขียนจำนวน จดข้อมูลผู้ซื้อ เฉลี่ยแล้วใช้เวลา 2-3 นาทีต่อรายการ

ร้านที่มีรายการยาควบคุมเฉลี่ยวันละ 15-20 รายการ คิดเป็นเวลาบันทึกวันละ 30-60 นาที เดือนละ 25-30 วันที่เปิดร้าน รวมแล้วตกเดือนละ 6-8 ชั่วโมงที่ใช้ไปกับการคีย์ทะเบียนอย่างเดียว ยังไม่นับเวลาที่ต้องมานั่งไล่เช็คความถูกต้องอีกรอบก่อน สสจ. มาตรวจ

เมื่อระบบดึงข้อมูลจากการขายมาสร้างทะเบียนให้อัตโนมัติ งานส่วนคีย์ซ้ำหายไปเกือบทั้งหมด เหลือเพียงการเปิดดูและตรวจทานก่อนพิมพ์เอกสาร เวลาที่เคยเสียไปกับงานเอกสารตรงนี้จึงกลับมาเป็นเวลาให้คำปรึกษาลูกค้าหรือดูแลร้านแทน

เปลี่ยนจากจดมือมาใช้ระบบอัตโนมัติ ต้องเตรียมอะไรบ้าง

สิ่งแรกที่ต้องเตรียมคือข้อมูลยาที่มีอยู่เดิม ทั้งเลขทะเบียนยา ชื่อยา และสต็อกคงเหลือ เพื่อนำเข้าระบบให้ตรงกับของจริงในร้านตั้งแต่วันแรกที่เริ่มใช้ ไม่ต้องรอให้ Excel เก่าสมบูรณ์ก่อนค่อยเปลี่ยน เพราะยิ่งเปลี่ยนช้า ความเสี่ยงข้อมูลไม่ตรงยิ่งสะสม

ร้านที่กำลังตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนตอนไหน ควรเช็คก่อนว่าต้องเตรียมเอกสารและงบประมาณส่วนไหนบ้าง อ่านรายละเอียดเพิ่มได้ที่ เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมร้านขายยา: ต้องเตรียมอะไรบ้าง ราคาเท่าไหร่

Pharma System (PharmaPOS) ออกแบบส่วนขาย keyboard-first ให้เร็วเหมือนที่เภสัชกรคุ้นเคยอยู่แล้ว บวกกับทะเบียน ขย.9/ขย.10/ขย.11 ที่สร้างจากรายการขายโดยตรง ไม่ต้องเปิดหลายหน้าจอเพื่อกรอกข้อมูลเดียวกันซ้ำสองรอบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

โปรแกรมทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ต้องกรอกข้อมูลผู้ซื้อเองไหม ต้องกรอกอยู่ในบางกรณี เช่นข้อมูลบัตรประชาชนของผู้ซื้อยาควบคุมพิเศษ แต่ส่วนของยา เลขทะเบียน จำนวน และเวลาที่ขาย ระบบดึงจากรายการขายให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

ทะเบียน ขย.9 จากระบบอัตโนมัติใช้ยื่น สสจ. ได้เลยไหม ใช้ได้ ระบบสร้างข้อมูลตามรูปแบบทะเบียนที่ต้องยื่น เภสัชกรตรวจทานความถูกต้องแล้วพิมพ์ส่งได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์ทะเบียนแยกต่างหาก

ถ้าร้านมีหลายสาขา ทะเบียน ขย.9 แต่ละสาขาต้องแยกกันไหม แยกกันตามที่ตั้งใบอนุญาตของแต่ละสาขา ระบบที่เชื่อมข้อมูลหลายสาขาจะดึงยอดขายของแต่ละสาขามาสร้างทะเบียนของสาขานั้นแยกกันให้อัตโนมัติ ไม่ปนกัน

เปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติแล้ว ข้อมูลทะเบียนเก่าที่จดมือไว้ต้องทำยังไง เก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ส่วนข้อมูลใหม่ตั้งแต่วันที่เริ่มใช้ระบบจะถูกสร้างจากรายการขายไปเลย ไม่ต้องย้อนกรอกข้อมูลเก่าเข้าระบบทั้งหมด

หากอยากเห็นหน้าตาจริงของระบบขายและทะเบียนยา ขย.9 อัตโนมัติ ทดลองดูตัวอย่างระบบได้ที่ pharmaposthai.vercel.app